Điều 7. Lưu trữ nội dung và quản lý danh bạ thư điện tử công vụ
1. Cơ quan, đơn vị, cá nhân tạo thư mục riêng trên máy tính làm việc của mình để lưu trữ dữ liệu thư điện tử hoặc sử dụng phần mềm kiểm tra thư điện tử trên máy trạm (như Microsoft Office Outlook, Outlook Express, Thunderbird,…) hoặc thông qua trình duyệt web tại địa chỉ https://mail.gialai.gov.vn.
2. Sở Khoa học và Công nghệ thực hiện lưu trữ tệp nhật ký hệ thống (logfile) của Hệ thống thư điện tử công vụ, việc gửi và nhận thư, các lỗi trên hệ thống trong vòng 03 tháng để có căn cứ giải quyết khi có sự cố xảy ra.
3. Dung lượng lưu trữ của hộp thư điện tử công vụ:
a) Dung lượng lưu trữ cấp cho mỗi hộp thư điện tử công vụ được thường xuyên điều chỉnh tăng lên theo yêu cầu, nhu cầu sử dụng thực tế và khả năng đáp ứng của Hệ thống thư điện tử công vụ trong từng giai đoạn.
b) Sở Khoa học và Công nghệ quyết định dung lượng cấp cho hộp thư điện tử công vụ, cho phép dung lượng tối đa tệp gửi kèm, đảm bảo phù hợp với yêu cầu sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ phục vụ hoạt động công vụ; thực hiện việc điều chỉnh tăng dung lượng, kích cỡ tệp gửi kèm trên cơ sở phù hợp với hiện trạng hạ tầng kỹ thuật vận hành Hệ thống thư điện tử công vụ.
c) Mỗi hộp thư điện tử công vụ sau khi thiết lập được liên kết với dung lượng lưu trữ trên hệ thống lưu trữ đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh để lưu trữ tài liệu điện tử phục vụ hoạt động công vụ.
d) Hệ thống thư điện tử công vụ sẽ gửi cảnh báo vào tài khoản thư điện tử công vụ khi tổng dung lượng các thư điện tử trong hộp thư gần vượt quá dung lượng lưu trữ được cấp.