Điều 4. Định dạng tài khoản thư điện tử công vụ
1. Định dạng Tài khoản thư điện tử công vụ cơ quan:
a) Đối với cơ quan cấp tỉnh, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh: Sử dụng tên viết tắt bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường, không khoảng trống và không dấu, theo dạng: @<tên viết tắt của cơ quan>.gialai.gov.vn.
Ví dụ: Tài khoản thư điện tử công vụ của Sở Khoa học và Công nghệ có dạng: @skhcn.gialai.gov.vn.
b) Đối với Ủy ban nhân dân các xã, phường: Sử dụng tên của Ủy ban nhân dân các xã, phường tương ứng bằng tiếng Việt, viết liền không khoảng trống, chữ thường và không dấu theo dạng: @<tên xã/phường>.gialai.gov.vn.
Ví dụ: Tài khoản thư điện tử công vụ của Ủy ban nhân dân phường Pleiku có dạng: @pleiku.gialai.gov.vn.
c) Đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các xã, phường: Sử dụng tên đầy đủ (hoặc tên viết tắt trong trường hợp tên dài) của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các xã, phường bằng tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu theo dạng:
<tên phòng, ban, đơn vị trực thuộc>@<tên viết tắt của sở, ban, ngành hoặc tên xã/phường>.gialai.gov.vn.
Ví dụ: Tài khoản thư điện tử công vụ của Phòng Văn hóa – Xã hội thuộc Ủy ban nhân dân phường Pleiku có dạng: [email protected].
- Tài khoản thư điện tử công vụ của Trung tâm Chuyển đổi số trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ có dạng: [email protected].
2. Định dạng Tài khoản thư điện tử cho hộp thư điện tử công vụ cá nhân:
a) Đối với tài khoản thư điện tử của cá nhân được cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo đăng ký của cơ quan có định dạng như sau: tên đầy đủ, họ viết tắt, chữ lót viết tắt của cá nhân và tên viết tắt của cơ quan hoặc tên viết đầy đủ của xã/phường bằng tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu theo dạng: <tên đầy đủ, họ viết tắt, chữ lót viết tắt>@<tên viết tắt của sở, ban, ngành hoặc tên xã/phường>.gialai.gov.vn.
Ví dụ: Tài khoản thư điện tử công vụ của Hoàng Thị Như Quỳnh là công chức thuộc Sở Khoa học và Công nghệ có dạng: [email protected].
- Tài khoản thư điện tử công vụ của Trần Đình Nguyên là công chức thuộc Ủy ban nhân dân xã Đak Pơ có dạng: [email protected].
b) Trường hợp trùng tên cá nhân trong địa chỉ hộp thư điện tử công vụ của cá nhân thuộc cùng một đơn vị nhưng có họ và tên đầy đủ khác nhau thì tên cá nhân trong tài khoản thư điện tử gồm tên lót (chỉ lấy tên lót liền kề với tên) và tên viết đầy đủ, kết hợp với họ và tên lót còn lại (trong trường hợp tên lót có hơn 2 tên).
Ví dụ: Tài khoản thư điện tử công vụ của Trương Hoàng Tiến Minh và Trần Huỳnh Tấn Minh cùng thuộc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Gia Lai có dạng: [email protected] và [email protected].
c) Trường hợp trùng tên cá nhân trong tài khoản thư điện tử công vụ của cá nhân thuộc cùng tổ chức và có họ và tên đầy đủ giống nhau, thì tên cá nhân trong địa chỉ thư sẽ theo định dạng chung về tên cá nhân, kết hợp với các thành phần phụ khác (ưu tiên theo thứ tự: ngày, tháng, năm sinh, quê quán, nơi sinh).
3. Địa chỉ hộp thư điện tử công vụ và các thông tin của cá nhân, tổ chức gắn với tài khoản thư điện tử công vụ được tạo lập khi đăng ký cấp mới sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu đặt tại hệ thống máy chủ cài đặt hệ thống thư điện tử (Mail Server) của tỉnh gọi là “Danh bạ Hệ thống thư điện tử công vụ”.