Điều 18. Xác minh, lập báo cáo đề xuất giải quyết khiếu nại
1. Khi được phân công, cán bộ thụ lý có trách nhiệm nghiên cứu, đối chiếu nội dung đơn với các chứng cứ do người khiếu nại cung cấp để báo cáo nội dung sự việc khiếu nại cho Chánh Thanh tra tỉnh, thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có ý kiến chỉ đạo xác minh và lập báo cáo đề xuất.
Sau khi lập báo cáo đề xuất (kèm dự thảo quyết định giải quyết khiếu nại), cán bộ thụ lý đóng dấu bút lục hồ sơ, liệt kê danh mục hồ sơ và trình Chánh Thanh tra tỉnh, thủ trưởng cơ quan chuyên môn ký báo cáo.
2. Thời hạn xác minh, lập báo cáo đề xuất (kèm dự thảo quyết định giải quyết khiếu nại) không quá 25 ngày, đối với trường hợp giải quyết lần đầu và thời hạn không quá 40 ngày đối với trường hợp giải quyết lần tiếp theo, kể từ ngày thụ lý (không kể thời gian đo, vẽ, trưng cầu giám định).
3. Hồ sơ giải quyết khiếu nại trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh gồm:
- Đơn khiếu nại hoặc văn bản ghi lời khiếu nại;
- Quyết định hành chính hoặc bằng chứng về hành vi hành chính bị khiếu nại, quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu (nếu có).
- Các chứng cứ do người khiếu nại cung cấp có liên quan đến nội dung khiếu nại;
- Biên bản làm việc với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có liên quan (có xác nhận của thủ trưởng cơ quan thụ lý hồ sơ giải quyết để tránh thay đổi nội dung biên bản);
- Biên bản xác minh hiện trạng có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi đến xác minh; bản vẽ hiện trạng do cơ quan thiết kế có tư cách pháp nhân thực hiện (đối với hồ sơ khiếu nại liên quan đến nhà, đất);
- Các tài liệu khác có giá trị pháp lý chứng minh;
- Biên bản họp giải quyết khiếu nại, khi cần thiết thì tổ chức đối thoại với các bên có liên quan (có các đại biểu tham dự ký tên và đóng dấu của cơ quan chủ trì);
- Báo cáo đề xuất gồm các nội dung chính: nội dung khiếu nại, kết quả xác minh, quá trình giải quyết của cơ quan đã giải quyết trước đây, ý kiến đề xuất của cơ quan tham mưu (có viện dẫn các điều luật để áp dụng giải quyết);
- Hồ sơ khiếu nại được đóng dấu bút lục, liệt kê danh mục hồ sơ và lập biên bản chuyển giao trực tiếp đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; đồng thời có lưu trữ một bộ hồ sơ để theo dõi. Báo cáo đề xuất phải gửi Phòng Tiếp công dân tỉnh một bản để theo dõi, tổng hợp báo cáo theo quy định của Ủy ban nhân dân tỉnh.