Điều 18. Trình tự, thủ tục hệ thống hóa văn bản
1. Tập hợp các văn bản và kết quả rà soát các văn bản thuộc đối tượng, phạm vi hệ thống hóa
a) Văn bản thuộc đối tượng, phạm vi hệ thống hóa phải được tập hợp theo nguồn văn bản quy định tại Điều 4 quy định này.
Trên cơ sở kết quả rà soát văn bản thường xuyên, người thực hiện hệ thống hóa xác định và tập hợp đầy đủ các văn bản thuộc đối tượng, phạm vi hệ thống hóa, bao gồm: các văn bản trong Tập hệ thống hóa của kỳ hệ thống hóa trước đã được rà soát xác định còn hiệu lực; các văn bản được ban hành trong kỳ hệ thống hóa hiện tại đã được rà soát xác định còn hiệu lực, văn bản được ban hành trong kỳ hệ thống hóa nhưng chưa có hiệu lực tính đến thời điểm hệ thống hóa.
b) Kết quả rà soát văn bản thuộc đối tượng, phạm vi hệ thống hóa được tập hợp từ cơ sở dữ liệu rà soát, tổng rà soát hệ thống văn bản, rà soát theo chuyên đề, lĩnh vực, địa bàn của cơ quan rà soát.
2. Kiểm tra lại kết quả rà soát và rà soát bổ sung
a) Kiểm tra lại kết quả rà soát: kết quả rà soát các văn bản thuộc đối tượng, phạm vi hệ thống hóa đã được tập hợp tại khoản 1, Điều này phải được kiểm tra lại để bảo đảm tính chính xác về hiệu lực của văn bản tính đến thời điểm hệ thống hóa.
b) Rà soát bổ sung: trường hợp kết quả rà soát văn bản phản ánh không cập nhật tình trạng pháp lý của văn bản hoặc phát hiện văn bản chưa được rà soát theo quy định thì việc hệ thống hóa văn bản phải tiến hành rà soát bổ sung. Việc rà soát bổ sung các văn bản được thực hiện theo nội dung, trình tự, thủ tục rà soát văn bản tại mục 1, Chương II của quy định này.
3. Lập các danh mục văn bản
a) Sau khi kết quả rà soát văn bản thuộc đối tượng, phạm vi hệ thống hóa được kiểm tra lại, người thực hiện hệ thống hóa lập các danh mục văn bản như quy định tại điểm b, khoản 2, Điều 16, gồm:
- Danh mục tổng hợp các văn bản thuộc đối tượng hệ thống hóa;
- Danh mục văn bản hết hiệu lực toàn bộ hoặc một phần;
- Danh mục văn bản còn hiệu lực;
- Danh mục văn bản cần sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ;
- Danh mục văn bản đề nghị cần ban hành mới.
b) Trường hợp sau khi tiến hành kiểm tra lại kết quả rà soát các văn bản thuộc đối tượng, phạm vi hệ thống hóa mà các kết quả rà soát đã bảo đảm tính chính xác về hiệu lực của văn bản tại thời điểm hệ thống hóa và các văn bản đã được rà soát đầy đủ theo quy định thì Danh mục tổng hợp các văn bản thuộc đối tượng hệ thống hóa đồng thời là Danh mục văn bản còn hiệu lực.
c) Các văn bản còn hiệu lực được sắp xếp thành tập hệ thống hóa văn bản. Văn bản trong tập hệ thống hóa văn bản còn hiệu lực và các danh mục văn bản quy định tại điểm a khoản 3 Điều này phải được sắp xếp theo đồng thời các tiêu chí sau:
- Theo lĩnh vực quản lý nhà nước của địa phương;
- Theo thứ bậc hiệu lực của văn bản, thứ tự sắp xếp bắt đầu từ văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn đến văn bản có hiệu lực pháp lý thấp hơn;
- Theo trình tự thời gian ban hành văn bản, thứ tự sắp xếp bắt đầu từ văn bản được ban hành trước đến văn bản được ban hành sau;
- Các tiêu chí khác phù hợp với yêu cầu quản lý nhà nước.
4. Công bố kết quả hệ thống hóa văn bản
a) Kết quả hệ thống hóa văn bản bao gồm tập hệ thống hóa văn bản còn hiệu lực và các danh mục văn bản quy định tại điểm a khoản 3 Điều này.
b) Chậm nhất là ngày 31/12 (năm thứ 05 của kỳ hệ thống hóa văn bản), thủ trưởng cơ quan thực hiện tham mưu việc hệ thống hóa có trách nhiệm gửi kết quả hệ thống hóa văn bản cho cơ quan tư pháp kiểm tra lại và tổng hợp. Chậm nhất 60 ngày, kể từ thời điểm hệ thống hóa văn bản, cơ quan tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch trình Chủ tịch UBND cùng cấp xem xét, công bố.
c) Hồ sơ hệ thống hóa văn bản trình công bố gồm: báo cáo kết quả hệ thống hóa văn bản; tập hệ thống hóa văn bản; các danh mục văn bản; hồ sơ rà soát văn bản bổ sung, các tài liệu khác có liên quan (nếu có).
d) Hình thức văn bản công bố kết quả hệ thống hóa văn bản là văn bản hành chính.
đ) Chậm nhất 20 ngày làm việc, kể từ thời điểm công bố kết quả hệ thống hóa theo quy định tại điểm b khoản này, UBND các cấp gửi báo cáo kết quả hệ thống hóa văn bản của địa phương về cho cơ quan tư pháp cấp trên (Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp).
e) Kết quả hệ thống hóa văn bản của cấp tỉnh, cấp huyện phải được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của tỉnh, trang thông tin điện tử của UBND cấp huyện.
Việc công bố danh mục văn bản hết hiệu lực được thực hiện theo Điều 12 của quy định này.
g) Trường hợp sau khi công bố, phát hiện các danh mục văn bản và Tập hệ thống hóa văn bản còn hiệu lực có sai sót thì tiến hành rà soát lại và đính chính.
h) Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh in, phát hành Tập hệ thống hóa văn bản bằng hình thức văn bản giấy.