Điều 36. Trường hợp trả kết quả quá hạn giải quyết theo quy định do lỗi của người đứng đầu cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ; Cán bộ, công chức, viên chức giải quyết hồ sơ
1. Khi cán bộ, công chức, viên chức giải quyết hồ sơ (bao gồm cán bộ, công chức, viên chức giải quyết hồ sơ của các cơ quan phối hợp trong thực hiện cơ chế một cửa liên thông) không đảm bảo thời hạn quy định có trách nhiệm báo cáo với thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ biết về tiến độ đang giải quyết, lý do quá hạn, biện pháp khắc phục và thời hạn giải quyết xong.
2. Thủ trưởng của cơ quan phụ trách giải quyết TTHC phải xin lỗi đến cá nhân, tổ chức vì lý do trễ hạn; trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian gia hạn trả kết quả (theo Mẫu số 04 của Quyết định này). Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần.
3. Song song với việc xin lỗi đến cá nhân, tổ chức vì lý do trễ hẹn, thì Bộ phận Một cửa căn cứ Phiếu gia hạn thời gian giải quyết, Bộ phận Một cửa điều chỉnh lại thời gian trả kết quả (lần 2), ghi rõ thời gian trả kết quả, xử lý trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử, đồng thời gửi thông báo đến tổ chức, cá nhân qua thư điện tử, tin nhắn, điện thoại hoặc mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép (nếu có). Trưởng bộ phận Một cửa có trách nhiệm tổng hợp Thư xin lỗi; định kỳ hàng quý gửi về Văn phòng UBND tỉnh cùng với báo cáo kết quả đánh giá thủ tục hành chính.