Điều 19. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa — Quyết định 25/2019/QĐ-UBND

a) Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp hoặc ủy quyền theo quy định của pháp luật tại Bộ phận Một cửa; qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến tỉnh theo các Quyết định đã được Chủ tịch UBND tỉnh công bố.

b) Cán bộ, công chức, viên chức của Bộ phận Một cửa sau khi kiểm tra hồ sơ của tổ chức, cá nhân:

c) Đối với lĩnh vực có phần mềm riêng thì sử dụng các biểu mẫu: Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ; Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả; Sổ theo dõi hồ sơ; Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ… , thực hiện các biểu mẫu theo phần mềm chuyên dụng đó.

a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền. Việc thông báo được thực hiện thông qua chức năng gửi thư điện tử, gửi tin nhắn tới người dân của Cổng Dịch vụ công điện tử cấp tỉnh;

b) Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận và chuyển cho cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo Quy định này.

c) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, trong thời hạn chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả theo mẫu Phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần.

a) Tất cả các thủ tục hành chính tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa, chuyển cho phòng, ban chuyên môn hoặc chuyển cơ quan, địa phương khác phối hợp giải quyết: Cán bộ, công chức, viên chức của Bộ phận Một cửa phải lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (theo Mẫu số 05 kèm theo Quyết định này).

b) Trong ngày làm việc kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ giấy (hoặc bằng phần mềm nếu có), Bộ phận Một cửa phải chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan giải quyết hồ sơ đó. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận Một cửa để theo dõi quá trình luân chuyển hồ sơ và kết quả giải quyết hồ sơ (sớm, đúng, hay trễ thời gian quy định). Việc chuyển hồ sơ trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử, Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ sẽ ghi lại trên hệ thống, Bộ phận Một cửa sử dụng kết quả này để đánh giá kết quả giải quyết hồ sơ.

c) Việc chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết hoặc thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan có thẩm quyền khác được quy định tại Quyết định này được thực hiện thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc các loại hình dịch vụ khác bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, an toàn hồ sơ tài liệu.

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận Một cửa chuyển đến, Thủ trưởng cơ quan, địa phương phân công cán bộ, công chức, viên chức phụ trách thụ lý giải quyết, như sau:

b) Sau khi thẩm tra, xác minh hoặc thẩm định thực tế nếu hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, cán bộ, công chức, viên chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong sổ theo dõi hồ sơ theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả của Hệ thống thông tin một cửa điện tử. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

a) Đối với thủ tục hành chính quy định phải thu phí, lệ phí, trước khi nhận kết quả giải quyết cuối cùng, cá nhân, tổ chức nộp phí, lệ phí theo quy định. (Phương thức nộp phí, lệ phí được quy định tại Điều 23 của Quy định này).

b) Sau khi cá nhân, tổ chức nộp đầy đủ các khoản lệ phí theo quy định, Bộ phận Một cửa giao biên lai thu tiền cho cá nhân, tổ chức.

a) Cá nhân, tổ chức có thể lựa chọn nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận Một cửa hoặc bằng dịch vụ Bưu chính công ích theo Phiếu hẹn trả kết quả.

b) Các hồ sơ đã giải quyết xong: công chức, viên chức Bộ phận Một cửa giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức và thực hiện việc thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định, phù hợp tình hình thực tế tại cơ quan, địa phương hoặc thông qua phương thức nộp phí, lệ phí được quy định tại Điều 23; trường hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích, việc trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện qua dịch vụ bưu chính công ích; nếu thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 thì việc trả kết quả và thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định.

c) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: công chức, viên chức Bộ phận Một cửa có trách nhiệm liên hệ ngay với cá nhân, tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết nhưng khi tiếp nhận hồ sơ đó, cán bộ, công chức, viên chức không cho tổ chức, cá nhân biết ngay việc hồ sơ của cá nhân, tổ chức chưa đủ điều kiện giải quyết mà đến khi hết thời hạn giải quyết hoặc khi đã nhận hồ sơ xong ra phiếu hẹn rồi lại thông báo cho cá nhân, tổ chức là hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết, thì Thủ trưởng của công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ (do lỗi của công chức, viên chức của cơ quan chuyên môn) phải công khai xin lỗi tổ chức, cá nhân với hình thức phù hợp (xin lỗi trực tiếp, bằng văn bản xin lỗi, xin lỗi công khai thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng).

d) Đối với hồ sơ không giải quyết: Cán bộ, công chức, viên chức Bộ phận Một cửa liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ.

đ) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Cán bộ, công chức, viên chức Bộ phận Một cửa thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và phải xin lỗi đến tổ chức, cá nhân vì lý do quá hạn, trễ hạn của cơ quan, địa phương với các hình thức xin lỗi nêu tại Điểm c, Khoản 6, Điều 19 của Quy định này.

e) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn: Cán bộ, công chức, viên chức Bộ phận Một cửa gửi thông báo đến tổ chức, cá nhân qua thư điện tử, tin nhắn, điện thoại hoặc mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép (nếu có) để cá nhân, tổ chức đến nhận kết quả.

g) Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận Một cửa.

h) Cán bộ, công chức, viên chức Bộ phận Một cửa thu thập ý kiến đánh giá khi trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.