Điều 15. Quy trình thực hiện tự kiểm tra văn bản
1. Gửi văn bản tự kiểm tra: chậm nhất là 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày ký ban hành văn bản
a) Văn phòng UBND tỉnh gửi văn bản đến Sở Tư pháp để thực hiện việc tự kiểm tra
b) Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện gửi văn bản đến Phòng Tư pháp để thực hiện việc tự kiểm tra
c) Văn phòng HĐND - UBND cấp xã gửi văn bản cho công chức Tư pháp - Hộ tịch để thực hiện việc tự kiểm tra.
2. Nhận văn bản tự kiểm tra: Cơ quan làm đầu mối tự kiểm tra văn bản phải vào sổ “Sổ văn bản đến” để theo dõi việc gửi và nhận văn bản tự kiểm tra.
3. Tổ chức thực hiện tự kiểm tra: Khi nhận được văn bản, lãnh đạo cơ quan đầu mối tự kiểm tra văn bản phân công chuyên viên chuyên trách thực hiện hoặc giao cho cộng tác viên kiểm tra văn bản thực hiện.
a) Người được phân công kiểm tra có trách nhiệm đối chiếu nội dung văn bản được kiểm tra với văn bản làm cơ sở pháp lý để xác định nội dung trái pháp luật quy định tại điều 4 Quy chế này; xem xét, đánh giá và kết luận về tính hợp pháp của văn bản được kiểm tra.
b) Người được phân công kiểm tra văn bản phải ký tên và ghi rõ ngày, tháng, năm kiểm tra vào góc trên của văn bản mà mình đã kiểm tra (để xác nhận việc kiểm tra, thời điểm kiểm tra) và lập báo cáo kèm theo danh mục những văn bản đã được phân công kiểm tra.
c) Nếu không phát hiện văn bản được kiểm tra có dấu hiệu trái pháp luật, người kiểm tra nộp kết quả kết luận văn bản không trái pháp luật và chuyển về bộ phận lưu trữ kết quả kiểm tra.
d) Nếu phát hiện có nội dung trái pháp luật hoặc không hợp lý của văn bản được kiểm tra, người kiểm tra phải báo cáo kết quả tự kiểm tra theo quy định tại Điều 16 Quy chế này.
4. Việc tự kiểm tra khi nhận được văn bản thông báo của Sở Tư pháp (đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện), Phòng Tư pháp (đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, UBND cấp xã) về văn bản có dấu hiệu trái pháp luật hoặc không còn phù hợp phải được thực hiện trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày, được quy định trong văn bản thông báo; đồng thời, phải thông báo kết quả tự kiểm tra, xử lý hoặc đề nghị xử lý cho Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp bằng văn bản và kèm theo văn bản đã xử lý hoặc kiến nghị xử lý.
5. Khi phát hiện nội dung của văn bản tự kiểm tra có dấu hiệu trái pháp luật, người kiểm tra văn bản phải báo cáo kết quả tự kiểm tra và đề xuất xử lý thông qua “Phiếu tự kiểm tra văn bản” theo mẫu số 01 và ghi vào sổ theo dõi xử lý văn bản có dấu hiệu trái pháp luật theo mẫu số 02 ban hành kèm theo Quy chế này.
6. Lập thông báo hoặc báo cáo kết quả tự kiểm tra văn bản (trường hợp phát hiện văn bản có dấu hiệu trái pháp luật) trình lãnh đạo phụ trách tự kiểm tra văn bản phê duyệt.