Điều 4. Trình tự các bước tiến hành hòa giải
1. Thực hiện theo quy định tại Điều 159 Nghị định số 181/2004/NĐ-CP ngày 29/10/2004 của Chính phủ về thi hành Luật Đất đai năm 2003 “Các bên tranh chấp đất đai phải chủ động gặp gỡ để tự hòa giải, nếu không thỏa thuận được thì thông qua hòa giải ở cơ sở để giải quyết tranh chấp đất đai.
Trường hợp các bên tranh chấp không hòa giải được thì gửi đơn đến Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có đất tranh chấp để hòa giải. Việc hòa giải phải được lập thành biên bản có chữ ký của các bên và có xác nhận hòa giải thành hoặc hòa giải không thành của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn…”
2. Cán bộ thụ lý hồ sơ hòa giải phải xem xét nội dung đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được đơn tranh chấp, phải thông báo cho các bên tranh chấp biết; đồng thời xác định ngày, giờ mời các bên tranh chấp đến để tiến hành hòa giải. Giấy mời phải được cơ quan tổ chức hòa giải gửi trước, ít nhất 03 ngày cho các bên tham gia buổi hòa giải.
3. Thu thập thông tin: trong quá trình chuẩn bị hòa giải, cán bộ thụ lý hồ sơ hòa giải phải tiếp xúc với các bên tranh chấp để tìm hiểu nguyên nhân phát sinh tranh chấp, thu thập giấy tờ, tài liệu có liên quan do các bên cung cấp; đồng thời thẩm tra, xác minh nguồn gốc đất, quá trình sử dụng đất và hiện trạng sử dụng đất.
4. Việc hòa giải chỉ được tiến hành khi các bên tranh chấp đều có mặt và phải được lập thành biên bản, gồm có các nội dung:
- Thời gian và địa điểm tiến hành hòa giải;
- Thành phần tham dự hòa giải;
- Tóm tắt nội dung tranh chấp, nguyên nhân phát sinh tranh chấp (theo kết quả xác minh, tìm hiểu);
- Ý kiến của người chủ trì hòa giải nhằm hướng dẫn, giúp đỡ, thuyết phục các bên tranh chấp tự nguyện, thỏa thuận giải quyết các mâu thuẫn về quyền lợi của các bên;
- Ý kiến các bên tranh chấp; ý kiến của Hội đồng tư vấn giải quyết tranh chấp đất đai. Căn cứ kết quả thỏa thuận giữa các bên tranh chấp, người chủ trì hòa giải phải có kết luận ghi trong biên bản hòa giải thành hoặc không thành;
- Biên bản hòa giải phải có chữ ký của người chủ trì hòa giải, các bên tranh chấp, các thành viên tham gia hòa giải và phải đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã; đồng thời phải được gửi cho các bên tranh chấp và lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
5. Trường hợp một trong các bên tranh chấp vắng mặt thì người chủ trì hòa giải lập biên bản về sự vắng mặt; đồng thời xác định thời gian để tổ chức lại việc hòa giải. Biên bản phải ghi rõ việc vắng mặt có lý do hoặc không có lý do và phải có chữ ký của các thành viên tham gia hòa giải. Nếu đã mời hợp lệ đến lần thứ hai mà một trong các bên tranh chấp vẫn vắng mặt không lý do thì người chủ trì hòa giải lập biên bản hòa giải không thành để chuyển đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp.
6. Trường hợp đương sự không thể tham gia hòa giải được vì lý do chính đáng (như tai nạn, ốm đau, bệnh tật, đi công tác nước ngoài, bị tạm giữ, bị tạm giam…) thì người chủ trì hòa giải lập biên bản hòa giải không thành và giao biên bản này cho một trong các bên tranh chấp có mặt để chuyển đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp.
7. Trường hợp hòa giải không thành, thì hướng dẫn các bên tranh chấp gửi đơn đến một trong hai cơ quan có thẩm quyền giải quyết:
- Gửi đơn đến Tòa án nhân dân để giải quyết (đối với các trường hợp có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc có một trong các loại giấy tờ quy định tại các khoản 1, 2 và 5 của Điều 50 Luật Đất đai năm 2003);
- Gửi đơn đến Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Ủy ban nhân dân tỉnh để được giải quyết đúng thẩm quyền, theo quy định tại Điều 160 Nghị định số 181/2004/NĐ-CP ngày 29/10/2004 của Chính phủ về thi hành Luật Đất đai năm 2003 (đối với các trường hợp không có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc có một trong các loại giấy tờ quy định tại các khoản 1, 2 và 5 của Điều 50 Luật Đất đai năm 2003).
Giao cho Sở Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn mẫu biên bản hòa giải tranh chấp đất đai để thống nhất thực hiện chung cho toàn tỉnh.