Điều 21. Xử lý, giải quyết hồ sơ
Phòng chuyên môn thẩm định, xử lý hồ sơ của tổ chức, cá nhân trình lãnh đạo lãnh đạo phòng, ban ký duyệt hồ sơ theo thẩm quyền. Lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện, thị xã, thành phố thì Bộ phận chuyên môn có trách nhiệm trình lãnh đạo UBND huyện, thị xã, thành phố phê duyệt, chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ cho bộ phận tiếp nhận đúng thời gian quy định.
Đối với hồ sơ cần kiểm tra thực tế trước khi giải quyết thì công chức của phòng chuyên môn phải có kế hoạch kiểm tra và báo cáo trực tiếp với lãnh đạo phòng chuyên môn. Quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu giữ theo hồ sơ.
Trường hợp giải quyết hồ sơ chậm hơn thời gian hẹn trả kết quả được ghi trong giấy biên nhận hồ sơ thì phòng, ban chuyên môn có trách nhiệm thông báo lý do cho Bộ phận tiếp nhận bằng văn bản để Bộ phận tiếp nhận có cơ sở giải thích cho công dân, tổ chức.
Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết thì trong vòng 01 (một) ngày kể từ khi có kết luận không giải quyết, công chức chuyên môn có trách nhiệm phối hợp với Bộ phận tiếp nhận liên hệ tổ chức, cá nhân để trả lại hồ sơ và thông báo lý do bằng văn bản. Thời gian tối đa để các phòng, ban chuyên môn thuộc huyện, thị xã thành phố có văn bản kết luận không giải quyết là không quá 1/2 thời gian được quy định giải quyết tại đơn vị mình.