Điều 7. Hồ sơ đoàn ra và thời hạn giải quyết
1. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Sở Ngoại vụ một (01) bộ hồ sơ đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định cử đi công tác nước ngoài. Hồ sơ gồm:
- Bản sao các giấy tờ chứng minh mục đích xuất cảnh như giấy mời, hợp đồng kinh tế và các biên bản thỏa thuận liên quan.
- Văn bản đề nghị cho phép thành lập đoàn hoặc cử cán bộ ra nước ngoài của cơ quan quản lý trực tiếp. Trong văn bản cần nêu rõ thành phần, mục đích chuyến đi, nước đến, thời gian, kinh phí, nguồn kinh phí và các vấn đề liên quan khác. Trường hợp có đề nghị cấp hộ chiếu công vụ thì phải nói rõ trong văn bản.
- Danh sách trích ngang của cán bộ, công chức, viên chức có xác nhận của thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý trực tiếp (đối với đảng viên phải có xác nhận của tổ chức cơ sở đảng nơi đang sinh hoạt), trong đó nêu rõ: Họ tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quê quán, trú quán; chức vụ; ngạch, mã, loại, bậc công chức, viên chức, trình độ chuyên môn, lý luận chính trị.
- Đối với cán bộ, công chức, viên chức công tác trong các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tham gia đoàn của tỉnh tổ chức, phải có ý kiến bằng văn bản (bản sao) của cơ quan ngành dọc cấp trên.
- Đối với cán bộ đi đào tạo sau đại học không có trong quy hoạch đào tạo của tỉnh hoặc tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng dài hạn ở nước ngoài trên 3 tháng bằng nguồn ngân sách Nhà nước, phải có ý kiến đề nghị bằng văn bản của Sở Nội vụ.
2. Thời hạn giải quyết: Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, cá nhân bổ sung các loại giấy tờ cần thiết (nếu hồ sơ chưa hợp lệ). Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện, Sở Ngoại vụ phải có văn bản nêu rõ lý do và trả hồ sơ cho cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ có văn bản gửi cơ quan có liên quan xin ý kiến hoặc trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định. Thời gian xem xét cho ý kiến của Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy và Ban Tổ chức Tỉnh ủy thực hiện theo quy chế làm việc của các cơ quan Đảng. Thời gian tham mưu tại Văn phòng UBND tỉnh và thời gian xem xét quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh thực hiện theo quy định của UBND tỉnh. Trường hợp phải lấy ý kiến các cơ quan liên quan khác, trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Sở Ngoại vụ, các cơ quan này có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ; quá thời hạn quy định, nếu không có văn bản trả lời thì coi như đã đồng ý và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hậu quả xảy ra do việc không trả lời hoặc trả lời chậm trễ.