Điều 13. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị tổ chức đoàn ra và đón đoàn vào
1. Chủ động lập kế hoạch đoàn ra, đoàn vào hàng năm gửi Sở Ngoại vụ vào tháng 9 hàng năm để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt.
2. Chuẩn bị kế hoạch, kinh phí và các nội dung liên quan trình cấp có thẩm quyền quyết định đối với đoàn ra, đoàn vào.
3. Chịu trách nhiệm về nhân sự do mình đề nghị cử đi nước ngoài công tác hoặc cho phép đi nước ngoài vì việc riêng. Báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh và thông báo cho Sở Ngoại vụ việc cho phép cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài vì việc riêng theo ủy quyền.
4. Thông báo bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh danh sách, chương trình, nội dung, thời gian, địa điểm làm việc của đoàn vào. Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục đăng ký tạm trú, đi lại và quản lý đoàn trong thời gian hoạt động tại tỉnh, đảm bảo yêu cầu đối ngoại, bí mật Quốc gia. Trong quá trình tiếp đón và làm việc, nếu có vấn đề phức tạp nảy sinh phải kịp thời thông báo cho Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh biết để phối hợp xử lý.
5. Trường hợp đoàn vào có các hoạt động ngoài chương trình, cần phải xin ý kiến của cơ quan có thẩm quyền và chỉ được thực hiện khi cơ quan có thẩm quyền đã đồng ý, đồng thời thông báo cho Công an tỉnh, các ban ngành liên quan, các huyện, thành phố, các đơn vị biết để quản lý và phối hợp thực hiện. Đối với những đoàn vào đột xuất, thời gian làm việc ngắn (một buổi hoặc vài giờ) mà cơ quan đón tiếp không kịp báo cáo chương trình làm việc theo quy định, khi đoàn đến phải có văn bản báo cáo Thường trực Tỉnh ủy, Chủ tịch UBND và thông báo cho Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh biết.
6. Theo sự phân công của Chủ tịch UBND tỉnh, các cơ quan, đơn vị với chức năng của mình tham gia triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch cử các đoàn ra và đón tiếp các đoàn vào.
7. Sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài hoặc làm việc với khách nước ngoài, trong thời gian không quá năm (05) ngày làm việc, trưởng đoàn đi công tác nước ngoài hoặc cá nhân (nếu đi riêng lẻ), thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có khách đến thăm và làm việc báo cáo kết quả làm việc cho Chủ tịch UBND tỉnh, Sở Ngoại vụ, Ban Tổ chức Tỉnh ủy, Công an tỉnh để theo dõi, quản lý.
8. Trường hợp cán bộ được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị chết, mất tích hoặc không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ mà hộ chiếu vẫn còn giá trị thì cơ quan quản lý trực tiếp phải thông báo và chuyển cho Sở Ngoại vụ để làm thủ tục hủy.