Điều 18. Công tác chuẩn bị phiên họp UBND tỉnh
1. Văn phòng UBND tỉnh tham mưu, đề xuất Chủ tịch UBND tỉnh quyết định nội dung phiên họp và thời gian, chương trình, thành phần dự họp, hình thức tổ chức họp.
2. Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ:
a) Tổng hợp các hồ sơ, đề án trình phiên họp;
b) Chuẩn bị chương trình phiên họp, dự kiến thành phần họp trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định; chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp;
Chậm nhất 05 (năm) ngày làm việc trước ngày phiên họp bắt đầu, Văn phòng UBND tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định nội dung, chương trình, hồ sơ đề án, thời gian họp, thành phần dự họp và thông báo cho các Thành viên UBND tỉnh về quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh các vấn đề trên. Nếu thấy hồ sơ đề án chuẩn bị chưa đạt yêu cầu thì Chủ tịch UBND tỉnh quyết định hoãn đưa ra phiên họp UBND tỉnh để chuẩn bị thêm;
c) Giấy mời, chương trình và các tài liệu phục vụ phiên họp phải được ký số theo quy định của pháp luật và được gửi bản điện tử trên trang thông tin điện tử của Văn phòng UBND tỉnh và phần mềm họp ko giấy, nhắn tin đến Thành viên UBND tỉnh, đại biểu dự họp (trừ tài liệu mật, gửi bằng văn bản giấy) chậm nhất là 03 (ba) ngày làm việc trước ngày bắt đầu phiên họp thường kỳ và chậm nhất là 01 (một) ngày trước ngày bắt đầu phiên họp đột xuất.
Trường hợp thay đổi ngày họp, Văn phòng UBND tỉnh thông báo cho Thành viên UBND tỉnh và các đại biểu được mời họp ít nhất 01 ngày, trước ngày phiên họp bắt đầu.
d) Thẩm tra về trình tự, thủ tục hồ sơ, có ý kiến thẩm định độc lập chính thức của Văn phòng và tham mưu tổng hợp về nội dung đề án trình ra phiên họp theo quy định.
đ) Đôn đốc, tiếp nhận đầy đủ tài liệu, hồ sơ đề án và các văn bản liên quan từ các cơ quan chủ trì đề án và gửi các đại biểu dự họp theo quy định; phối hợp với các đơn vị thu hồi tài liệu mật sau khi kết thúc phiên họp.
3. Các sở, cơ quan chủ trì đề án có nhiệm vụ:
a) Chuẩn bị và gửi toàn bộ hồ sơ, tài liệu họp bằng văn bản điện tử qua hộp thư điện tử công vụ của Văn phòng UBND tỉnh (trừ tài liệu mật, gửi bằng bản giấy và phát tại cuộc họp) đến Văn phòng UBND tỉnh chậm nhất 06 (sáu) ngày làm việc trước khi họp; đồng thời gửi bản ký chính thức qua hệ thống quản lý văn bản Văn phòng UBND tỉnh để lưu trữ theo quy định.
b) Quản lý tài liệu mật gửi các đại biểu dự họp và thu hồi sau khi kết thúc phiên họp.
4. Trách nhiệm của Thành viên UBND tỉnh, đại biểu tham dự cuộc họp:
a) Sau khi nhận được giấy mời họp, Thành viên UBND tỉnh, đại biểu mời tham dự cuộc họp xác nhận việc tham dự với đầu mối liên hệ thông tin về cuộc họp qua thư điện tử công vụ, điện thoại cá nhân hoặc qua hệ thống quản lý văn bản của Văn phòng UBND tỉnh.
b) Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp và chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.
c) Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp. Trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự được rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc.
d) Chấp hành đúng các quy định bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn và văn hóa công sở. Trong quá trình họp không làm việc riêng không liên quan đến nội dung họp.
đ) Chỉ được phát biểu ý kiến khi người chủ trì cuộc họp cho phép; trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đúng chủ đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép.
e) Trong trường hợp được cử đi họp thay, ý kiến của người dự họp là ý kiến chính thức của cơ quan, đơn vị và phải báo cáo kết quả cuộc họp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.
g) Không cung cấp thông tin, nội dung cuộc họp, tài liệu cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân không có thẩm quyền hoặc không trực tiếp thực hiện công việc liên quan đến cuộc họp.