Điều 9. Phát hành văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo đúng quy định pháp luật được phát hành đến Bên nhận thông qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc được kết nối, liên thông giữa các cơ quan, tổ chức trong tỉnh với nhau.
2. Văn thư cơ quan thực hiện các việc sau:
a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử;
b) Cấp số, ngày của văn bản đi và ghi dữ liệu này vào văn bản điện tử;
c) In và đóng dấu của cơ quan để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phát hành theo quy định tại khoản 2, Điều 7;
d) Thực hiện ký chữ ký số của cơ quan lên tệp văn bản và các phụ lục kèm theo (nếu có); phát hành văn bản điện tử theo quy định.
3. Tất cả văn bản phát hành phải được lưu ít nhất một bản có giá trị pháp lý tương đương vào hệ thống lưu trữ văn bàn điện tử của cơ quan, tổ chức.
4. Bên gửi có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, bảo đảm văn bản điện tử được gửi đúng Bên nhận. Trường hợp thu hồi văn bản điện tử, Bên gửi phải gửi thông báo trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc cho Bên nhận biết để xử lý văn bản điện tử được thu hồi.
5. Theo dõi việc phát hành văn bản điện tử đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc phát hành văn bản điện tử đi của cơ quan, đơn vị.
Chuyên viên có trách nhiệm theo dõi, xử lý vãn bản điện tử đi do phòng mình phát hành. Đối với văn bản điện tử đi có nội dung yêu cầu phải báo cáo hoặc cung cấp thông tin, chuyên viên phải cập nhật, theo dõi, đôn đốc thường xuyên; đồng thời đề xuất, báo cáo lãnh đạo phòng, lãnh đạo cơ quan biết và xử lý đối với các trường họp chậm trễ (nếu có).