Điều 13. Tạo lập hồ sơ điện tử
1. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV và Trường thông tin số 2.3 Phụ lục V Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ. Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống sau khi được phê duyệt.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 1.3, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Phụ lục VI Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 được thực hiện bằng chức năng của hệ thống.
3. Chuyên viên khi lập hồ sơ giải quyết công việc được giao cần phải đề xuất, phân loại văn bản, bao gồm: văn bản không phải phản hồi ý kiến và văn bản phải phản hồi ý kiến.
a) Văn bản điện tử đi không phải phản hồi ý kiến là loại văn bản mang tính chất phổ biến để đơn vị cấp dưới, đơn vị liên quan biết, thực hiện.
b) Văn bản điện tử phải phản hồi ý kiến là loại văn bản có nội dung yêu cầu, đề nghị cấp dưới, các đơn vị liên quan báo cáo, cung cấp thông tin về nội dung nhiệm vụ, công việc cụ thể. Đối với loại văn bản này, khi cơ quan, đơn vị nhận được văn bản đến, sẽ thực hiện quy trình xử lý văn bản được quy định tại các Điều 8, 9, 12 Quy chế này và phải gửi báo cáo hoặc cung cấp thông tin về cơ quan, đơn vị theo yêu cầu.
4. Mã hồ sơ gồm:
a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ
Mã định danh của cơ quan, tổ chức quy định tại Thông tư số 10/2016/TT- BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Mã định danh của cơ quan, tổ chức được quy định tại Quyết định số 2871/QĐ-UBND ngày 27/7/2018 của UBND tỉnh Thanh Hóa về việc cấp mã định danh cho các cơ quan, đơn vị phục vụ kết nối, trao đổi văn bản điện tử thông qua các hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.
b) Năm hình thành hồ sơ
c) Số và ký hiệu hồ sơ
Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.
Ví dụ 1: 000.00.01.H56 .2011.01.TH, là Hồ sơ số 01 nhóm Tổng họp, năm 2011 của Văn phòng UBND tỉnh. Trong đó: 000.00.01.H56 là mã định danh của Văn phòng UBND tỉnh; 2011 là năm hình thành hồ sơ; 01.TH là số ký hiệu hồ sơ.
5. Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 8, 11 Phụ lục VI Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.
6. Việc cập nhật mã định danh của cơ quan, tổ chức lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ vào các Trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ được thực hiện bằng chức năng của hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc.