Điều 8. Tiếp nhận văn bản điện tử đến
1. Trước khi tiếp nhận, Bên nhận phải kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn bản điện tử và tiến hành tiếp nhận trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc; kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT- BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
Trường hợp không đảm bảo các nguyên tắc, yêu cầu về phát hành, tiếp nhận văn bản điện tử, Bên nhận phải kịp thời phản hồi thông qua hệ thống phân mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để Bên gửi biết, xử lý theo quy định.
2. Đối với văn bản điện tử có thông báo thu hồi
Khi nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, Bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để Bên gửi biết.
3. Sau khi tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến, văn thư cập nhật vào sổ văn bản đến và chuyển cho lãnh đạo (hoặc đơn vị) xử lý văn bản thông qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc được quy định tại Điều 7, Điều 8 của Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ. Tuy nhiên, cần lưu ý một số điểm sau:
a) Cấp chuyên viên: Khi lập hồ sơ giải quyết công việc được giao cần phải gắn với văn bản điện tử đến và các văn bản điện tử có liên quan; thời hạn xử lý văn bản điện tử được tính kể từ thời gian chuyên viên nhận được văn bản điện tử đến.
b) Cấp Lãnh đạo cơ quan: Xem xét, kiểm tra hồ sơ trình và văn bản dự thảo; nếu đồng ý thì thực hiện chức năng ký duyệt văn bản trên phần mềm để ban hành; nếu không đồng ý thì ghi ý kiến chỉ đạo yêu cầu lãnh đạo phòng, chuyên viên chủ trì sửa và hoàn thiện lại trước khi ký duyệt văn bản để ban hành.
4. Chuyển giao văn bản điện tử đến trong nội bộ cơ quan trên phần mềm
a) Sau khi vào sổ văn bản điện tử đến, văn bản điện tử được chuyển cho người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân công chỉ đạo giải quyết; các ý kiến phân công, chỉ đạo được thực hiện theo quy trình trên phần mềm.
b) Đối với văn bản điện tử đến liên quan đến nhiều phòng ban thì người có thẩm quyền phân công văn bản cần ghi rõ phòng ban chủ trì, phòng ban phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị (nếu cần).
c) Theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn bản điện tử đến: Các cá nhân, phòng ban được giao nhiệm vụ có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn bản điện tử đến của phòng được giao chủ trì giải quyết công việc. Đối với các văn bản có nội dung yêu cầu báo cáo hoặc cung cấp thông tin, các cá nhân, phòng ban được giao nhiệm vụ phải có trách nhiệm giải quyết công việc được giao gắn với văn bản điện tử đến và báo cáo đúng thời gian quy định.
5. Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy
a) Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến định dạng giấy, ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điểm c Khoản này; việc số hóa tài liệu gửi kèm văn bản có định dạng giấy căn cứ vào Danh mục văn bản phải số hóa và yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động do cơ quan, tổ chức quy định;
b) Tiêu chuẩn số hóa tài liệu:
- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
- Ảnh màu;
- Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
- Tỷ lệ số hóa: 100%.
c) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa trên văn bản số hóa để xử lý công việc trong Hệ thống:
- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản;
- Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
- Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).