Điều 12. Trình tự xác nhận giấy tờ hợp lệ để cấp Giấy chứng nhận
1. Sau khi tiếp nhận đơn đề nghị của hộ gia đình, cá nhân từ các thôn, khu dân có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm:
a) Chỉ đạo các thôn, khu dân cư tổ chức hội nghị để xác nhận các loại giấy tờ quy định tại khoản 3 Điều 11 Quy định này, thành phần gồm: Đại diện lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã, cán bộ địa chính xã; Bí thư Chi bộ, Trưởng thôn, khu dân cư; Chi hội trưởng Hội Nông dân; Chi hội trưởng Hội Cựu chiến binh; Đại diện những người đã từng cư trú cùng thời điểm bắt đầu sử dụng đất; hộ gia đình cá nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận (sau đây gọi là Hội nghị dân chính);
b) Thành lập Tổ tư vấn xét cấp Giấy chứng nhận, thành phần gồm: Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã là Tổ trưởng, Chủ tịch Hội đồng nhân dân cấp xã là Tổ phó, các thành viên còn lại gồm cán bộ Địa chính, cán bộ Tư pháp, cán bộ Tài chính, Lãnh đạo Mặt trận tổ quốc, Hội trưởng Hội cựu chiến binh, Hội trưởng Hội nông dân và trưởng các thôn, khu dân cư nơi có đất.
2. Trình tự xác nhận giấy tờ hợp lệ để cấp Giấy chứng nhận
a) Hội nghị dân chính có trách nhiệm xác nhận những nội dung: Nguồn gốc sử dụng của thửa đất; Hiện trạng sử dụng đất; Thời điểm bắt đầu sử dụng đất; Tình trạng tranh chấp đất đai; Việc nộp tiền, chưa nộp tiền. Hội nghị được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên tham dự (theo mẫu Biên bản 02/BB kèm theo Quy định này);
b) Tổ tư vấn xét cấp Giấy chứng nhận có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
Tổ chức phân loại hồ sơ; thẩm tra, xác minh hồ sơ và hiện trạng sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất;
Xem xét ý kiến của Hội nghị dân chính đối với trường hợp không có giấy tờ về nhà, đất nhưng có các loại giấy tờ theo quy định tại Điều 11 Quy định này; đối chiếu với hồ sơ quản lý đất đai, quy hoạch;
Lập biên bản ghi ý kiến về nguồn gốc sử dụng đất, loại đất, loại tài sản, thời điểm bắt đầu sử dụng đất ổn định, thời điểm tạo lập tài sản gắn liền với đất, tình trạng tranh chấp đất đai, tài sản gắn liền với đất, sự phù hợp với quy hoạch theo quy định tại Điều 4 Quy định này, sự phù hợp với quy định về hành lang bảo vệ các công trình, giao thông, di tích lịch sử văn hoá, danh lam thắng cảnh (theo Mẫu 03/BB kèm theo Quy định này);
Niêm yết công khai (thời hạn 15 ngày) tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã và tại điểm sinh hoạt tập chung của thôn, khu dân cư kết quả xét cấp Giấy chứng nhận, nêu cụ thể những trường hợp đủ điều kiện và không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận (việc niêm yết công khai và kết thúc niêm yết công khai được lập thành biên bản theo mẫu 04a/BB, 04b/BB kèm theo Quy định này);
Trong thời hạn không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc niêm yết công khai kết quả xét duyệt, tổng hợp ý kiến phản hồi của nhân dân tại khu dân cư nơi có đất để chỉnh sửa bổ sung hoàn thiện hồ sơ cấp Giấy chứng nhận;
c) Ủy ban nhân dân cấp xã căn cứ kết quả xét cấp Giấy chứng nhận của Tổ tư vấn trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua về danh sách, diện tích, loại đất, số tiền phải nộp (đối với các trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 8 và điểm a khoản 1, khoản 2 Điều 9 Quy định này) của từng hộ gia đình, cá nhân ở các thôn, khu dân cư để được cấp Giấy chứng nhận;
d) Trong thời hạn không quá 3 ngày làm việc sau khi có Nghị quyết Hội đồng nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm xác nhận những trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận; tính hợp lệ của các loại giấy tờ theo quy định tại Điều 11 Quy định này vào Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận và lập Tờ trình trình Ủy ban nhân dân cấp huyện.