Điều 14. Phối hợp, trao đổi thông tin
Tùy theo tính chất, nội dung của công việc, cơ quan chủ trì quyết định việc áp dụng các phương thức phối họ-p sau đây:
- Lấy ý kiến bằng văn bản:
- Cơ quan chủ trì có văn bản đề nghị tham gia ý kiến và các tài liệu, hồ sơ liên quan đến việc cần xin ý kiến tham gia gửi kèm đến các cơ quan phổi hợp. Văn bản đề nghị phải xác định cụ thế nội dung, thời gian cần xin ý kiến đối với từng cơ quan phối hợp.
Cơ quan chủ trì có thể yêu cầu cơ quan phối hợp sửa trực tiếp vào hồ sơ hoặc có ý kiến bằng văn bản và ấn định thời gian góp ý tối thiểu là năm (05) ngày, tối đa không quá mười lăm (15) ngày làm việc, kế từ ngày cơ quan phổi hợp nhận được văn bản đề nghị và các tài liệu, hồ sơ của cơ quan chủ trì.
- Cơ quan phối hợp có trách nhiệm tham gia ý kiến theo đề nghị của cơ quan chủ trì theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều này và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình. Trường hợp cơ quan phối hợp không có ý kiến tham gia theo đề nghị của cơ quan chủ trì phải nêu rõ lý do. Quá thời hạn quy định mà cơ quan phổi hợp không có ý kiến thì cơ quan chủ trì hoàn thiện hồ sơ trình cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định. Người đứng đầu cơ quan phối hợp phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về việc không có ý kiến hoặc có ý kiến chậm so với quy định.
- Cơ quan chủ trì có trách nhiệm tiếp thu, tống hợp ý kiến của cơ quan phối hợp, trường hợp không tiếp thu ý kiến của cơ quan phối hợp thì phải có văn bản giải trình về lý do không tiếp thu và phải chịu trách nhiệm về việc không tiếp thu ý kiến đó.
- Lấy ý kiến tại cuộc hợp:
- Chậm nhất năm (05) ngày làm việc trước ngày hợp, cơ quan chủ trì gửi cơ quan phối hợp Công vãn mời hợp, trong đó xác định thời gian, địa điểm, nội dung và thành phần tham dự cuộc hợp. Kèm theo Công văn mời hợp phải gửi đầy đủ các hồ sơ, tài liệu liên quan đến các vấn đề cần xin ý kiến. Trường hợp cần thiết phải giải quyết nhanh công việc theo yêu cầu của UBND tỉnh mà chưa chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, hồ sơ và không đảm bảo đúng thời gian như quy định trên thì phải nêu rõ lý do trong Công văn mời hợp.
- Thủ trưởng cơ quan phối hợp phải cử cán bộ, công chức tham gia theo đúng thành phần và yêu cầu của cơ quan chủ trì; cán bộ, công chức tham gia hợp phải có trách nhiệm phát biểu về vấn đề cần lấy ý kiến và chịu trách nhiệm về ý kiến phát biểu tại cuộc hợp. Trường hợp cán bộ, công chức được thủ trưởng cử tham gia hợp không đúng thành phần theo đề nghị của cơ quan chủ trì thì thủ trưởng cơ quan cử cán bộ, công chức tham gia hợp phải có giấy ủy quyền cho cán bộ, công chức tham gia hợp phát biểu về vấn đề cần lấy ý kiến theo yêu cầu của cơ quan chủ trì và chịu trách nhiệm về ý kiến phát biểu của cơ quan mình tại cuộc hợp. Cơ quan được mời hợp có quyền từ chổi tham gia hợp nếu việc gửi Công văn, tài liệu không đáp ứng yêu cầu theo quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều này hoặc vì lý do chính đáng khác. Lý do từ chối tham gia hợp phải được the hiện bang văn bản và gửi đến cơ quan chủ trì trước khi hợp.
- Cơ quan chủ trì có trách nhiệm ghi đầy đủ nội dung cuộc hợp bằng văn bản. Nếu cuộc hợp thống nhất được các nội dung thì ý kiến kết luận tại cuộc hợp phải bao gồm ý kiến của tất cả các thành viên tham gia hợp; trường hợp nội dung cuộc hợp không thống nhất thì phải ghi đầy đủ ý kiến của từng thành viên tham gia hợp. Kết thúc cuộc hợp, các thành viên tham gia hợp có trách nhiệm ký vào biên bản để xác nhận ý kiến của mình. Trường hợp cơ quan phối hợp cử cán bộ tham gia hợp không đúng thành phần thì thủ trưởng cơ quan ký xác nhận và chịu trách nhiệm về ý kiến của cơ quan mình tại Biên bản cuộc hợp.
- Khảo sát, kiểm tra thực địa:
- Trong thời gian từ 2 - 5 ngày trước ngày tiến hành khảo sát, kiểm tra, cơ quan được giao chủ trì có Công văn đề nghị cơ quan phổi hợp tham gia khảo sát, kiếm tra. Công văn đề nghị tham gia khảo sát, kiểm tra phải xác định rõ thời gian, địa điểm, nội dung khảo sát, kiểm tra; yêu cầu về số lượng, chức vụ, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm công tác của người tham gia khảo sát, kiếm tra; các điều kiện về phương tiện đi lại, thiết bị, dụng cụ cần thiết để thực hiện việc khảo sát, kiếm tra hoặc các điều kiện khác (nếu có).
- Chậm nhất là 1 ngày trước ngày tiến hành khảo sát, kiểm tra, cơ quan phối hợp phải có Công vàn trả lời hoặc thông báo cho cơ quan chủ trì biết về việc cử cán bộ, công chức tham gia khảo sát, kiểm tra kế cả trường hợp từ chổi tham gia khảo sát, kiêm tra nếu việc phối hợp không phù hợp.
- Cơ quan chủ trì có trách nhiệm lập biên bản về việc khảo sát, kiêm tra. Biên bản khảo sát, kiếm tra phái thể hiện đầy đủ thành phần, thời gian, địa điểm, các nội dung khảo sát, kiểm tra thực tế. Các thành viên tham gia khảo sát, kiểm tra có trách nhiệm ký vào Biên bản để làm cơ sở cho cơ quan có thấm quyền xem xét, giải quyết.