Điều 12. Quy trình thực hiện tự kiểm tra và xử lý văn bản sau khi ban hành
1. Sở Tư pháp, Ban pháp chế Hội đồng nhân dân, Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã chịu trách nhiệm thường xuyên tổ chức tự kiểm tra các văn bản theo thẩm quyền ngay sau khi văn bản được ban hành.
2. Sở Tư pháp, Ban pháp chế Hội đồng nhân dân, Phòng Tư pháp phân công chuyên viên, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã mở “Sổ văn bản đến” để theo dõi việc gửi và tiếp nhận văn bản được gửi đến sau khi ban hành để kiểm tra.
Chuyên viên, công chức tư pháp - hộ tịch được phân công tự kiểm tra văn bản có trách nhiệm đối chiếu nội dung văn bản được kiểm tra với văn bản làm cơ sở pháp lý để xác định nội dung trái pháp luật theo quy định tại Điều 7 của Quy định này để xem xét, đánh giá và kết luận về tính hợp pháp của văn bản được kiểm tra.
Khi phát hiện nội dung của văn bản được kiểm tra có dấu hiệu trái pháp luật, Chuyên viên, công chức tư pháp - hộ tịch được phân công tự kiểm tra văn bản phải báo cáo kết quả kiểm tra và đề xuất xử lý với Lãnh đạo cơ quan kiểm tra văn bản tùy theo mức độ, nội dung trái pháp luật của văn bản được kiểm tra, hậu quả của nội dung trái pháp luật gây ra đối với xã hội và trên cơ sở tính chất, mức độ lỗi của cơ quan, người đã ban hành văn bản:
a) Xử lý văn bản có nội dung trái pháp luật với các hình thức được quy định tại Chương III của Quy định này.
b) Xem xét, xử lý trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền đã ban hành văn bản trái pháp luật, cán bộ, công chức trong quá trình tham mưu soạn thảo, thẩm định, thẩm tra, thông qua văn bản có nội dung trái pháp luật trong trường hợp người đó có lỗi theo quy định của pháp luật về trách nhiệm kỷ luật, trách nhiệm hình sự.
3. Người được phân công kiểm tra văn bản phải ký tên và ghi rõ ngày, tháng, năm kiểm tra vào góc trên của văn bản mà mình đã kiểm tra (để xác nhận việc kiểm tra, thời điểm kiểm tra) và lập báo cáo kèm theo danh mục những văn bản đã được phân công kiểm tra.
4. Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng Ban pháp chế Hội đồng nhân dân, Trưởng phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã thông báo và chủ trì làm việc với cơ quan, đơn vị chủ trì soạn thảo và cơ quan, đơn vị chủ trì trình văn bản để thống nhất những nội dung trái pháp luật hoặc không còn phù hợp; thống nhất biện pháp xử lý nội dung trái pháp luật hoặc không còn phù hợp của văn bản được kiểm tra (đình chỉ, huỷ bỏ, bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ nội dung của văn bản) để báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Hội đồng nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đã ban hành văn bản xem xét, quyết định.
Trường hợp Sở Tư pháp, Ban pháp chế Hội đồng nhân dân, Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã và cơ quan, đơn vị chủ trì soạn thảo, cơ quan, đơn vị chủ trì trình văn bản không thống nhất biện pháp xử lý đối với văn bản trái pháp luật thì cơ quan, đơn vị chủ trì soạn thảo và cơ quan, đơn vị chủ trì trình phải có văn bản giải trình. Sở Tư pháp, Ban pháp chế Hội đồng nhân dân, Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã đề xuất biện pháp xử lý văn bản.
5. Sở Tư pháp, Ban pháp chế Hội đồng nhân dân, Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã lập hồ sơ tự kiểm tra và xử lý văn bản báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Hội đồng nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã. Hồ sơ bao gồm:
a) Báo cáo kết quả tự kiểm tra văn bản theo quy định tại khoản 6 Điều này;
b) Phiếu kiểm tra văn bản có dấu hiệu trái pháp luật;
c) Văn bản được kiểm tra;
d) Văn bản quy phạm pháp luật làm cơ sở pháp lý để kiểm tra;
đ) Văn bản giải trình của cơ quan, đơn vị chủ trì soạn thảo và cơ quan, đơn vị chủ trì trình văn bản (nếu có).
6. Báo cáo kết quả tự kiểm tra văn bản bao gồm những nội dung sau đây:
a) Xem xét, đánh giá nội dung, mức độ trái pháp luật của văn bản; đề xuất biện pháp xử lý văn bản; biện pháp khắc phục hậu quả do văn bản trái pháp luật gây ra (nếu có); thời hạn xử lý đối với văn bản đó;
b) Xác định nguyên nhân, trách nhiệm của công chức, công chức tham mưu soạn thảo, thẩm định, thẩm tra và thông qua văn bản.
7. Cơ quan, người được phân công phụ trách soạn thảo văn bản có trách nhiệm xem xét, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Hội đồng nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã để xử lý kịp thời văn bản trái pháp luật do Ủy ban nhân dân tỉnh, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đã ban hành.