Điều 6. Thủ tục chuyển văn bản đến
1. Bì văn bản đến có đóng dấu "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật": Văn thư Bộ chỉ vào sổ theo dõi số và ký hiệu ghi ngoài bì, sau đó chuyển bì văn bản đến Chánh Văn phòng xử lý; trường hợp Chánh Văn phòng đi vắng thì trình trực tiếp Bộ trưởng. Trường hợp trên bì văn bản mật đến có dấu "Chỉ người có tên trên bì mới được bóc bì" thì Văn thư Bộ vào sổ số và ký hiệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên; nếu là văn bản khẩn mà người có tên trên bì đi vắng thì chuyển Chánh Văn phòng để xử lý.
2. Điện mật: Văn thư Bộ chỉ vào sổ theo dõi số và ký hiệu ghi ngoài bì, sau đó chuyển cho người phụ trách Cơ yếu hoặc cho Chánh Văn phòng trong trường hợp người phụ trách Cơ yếu vắng mặt để bóc bì điện mật, vào sổ theo dõi và trình ngay Bộ trưởng. Sau khi có ý kiến của Bộ trưởng ghi chuyển cho đơn vị xử lý, Phòng Tổng hợp chuyển điện mật cho đơn vị được giao nhiệm vụ. Khi xử lý xong, đơn vị này phải làm thủ tục trả lại cho Cơ yếu.
3. Bì gửi đích danh tên người nhận, Ban Cán sự Đảng Bộ, Đảng uỷ, Công đoàn Cơ quan Bộ: Văn thư Bộ chỉ vào Sổ Giao nhận văn bản và chuyển bì văn bản tới địa chỉ ghi trên bì.
4. Các văn bản đến có dấu "Hoả tốc", "Thượng khẩn", "Khẩn": Văn thư Bộ phải ưu tiên làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển ngay cho Chánh Văn phòng xử lý hoặc trình trực tiếp Bộ trưởng trong trường hợp Chánh Văn phòng vắng mặt.
5. Các văn bản đến có dấu "Hoả tốc" có hẹn giờ gửi đến Bộ ngoài giờ hành chính: nhân viên trực của Phòng Bảo vệ ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý hoặc chuyển ngay đến Bộ trưởng nếu Chánh Văn phòng đi vắng.
6. Văn bản đến, trừ các văn bản nêu ở khoản 1, 2, 3, 4, 5 Điều này, sau khi đã hoàn tất thủ tục tiếp nhận, đăng ký văn bản, Văn thư Bộ trình Chánh Văn phòng xử lý.
7. Chánh Văn phòng ký vào Phiếu trình văn bản đến (theo mẫu quy định tại Phụ lục 3, 4 kèm theo Quy chế này) và giao Phòng Tổng hợp trình Lãnh đạo Bộ ngay trong ngày để xin ý kiến giải quyết đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ, nếu Bộ trưởng (Thứ trưởng) đi công tác vắng trên 02 ngày thì trình Thứ trưởng thường trực (Bộ trưởng) giải quyết thay.
8. Phòng Tổng hợp có trách nhiệm cập nhật ý kiến giải quyết của Lãnh đạo Bộ đối với các văn bản và thực hiện theo thủ tục sau đây:
a) Phân văn bản vào hộp thư của các cơ quan tham mưu và các đơn vị khác có đăng ký Hộp thư tại Văn phòng Bộ.
b) Phối hợp với Văn thư Bộ chuyển văn bản cho các đơn vị không có hộp thư tại Văn phòng Bộ;
c) Chuyển ngay qua mạng toàn bộ nội dung văn bản cùng bút phê ý kiến của Lãnh đạo Bộ cho đơn vị được giao nhiệm vụ xử lý đối với những văn bản cần giải quyết ngay căn cứ theo nội dung của văn bản hoặc theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ; đồng thời gọi điện thoại thông báo cho đơn vị đó biết để xác nhận việc đã nhận được văn bản qua mạng. Trường hợp không thể chuyển qua mạng thì sử dụng biện pháp phù hợp như gửi khẩn, fax, điện thoại...
d) Trong trường hợp một văn bản có nhiều đơn vị được giao nhiệm vụ cùng xử lý, Phòng Tổng hợp có trách nhiệm sao chụp và chuyển đến cho các đơn vị, trong đó bản chính có bút phê của Lãnh đạo Bộ chuyển cho đơn vị được giao trách nhiệm chủ trì;
đ) Đối với những văn bản Bộ trưởng giao Thứ trưởng chỉ đạo, Phòng Tổng hợp phải báo cáo xin ý kiến giải quyết của Thứ trưởng ngay trong ngày hoặc muộn nhất là ngày làm việc tiếp theo trước khi thực hiện quy định tại điểm a, b, c, d khoản 8 Điều này.
9. Đối với những văn bản do các doanh nghiệp, các Sở Giao thông vận tải, Sở Giao thông công chính và đơn thư của cá nhân gửi đến Bộ Giao thông vận tải mà nội dung cần giải quyết mang tính chất chuyên môn nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, không phải xin chủ trương của Lãnh đạo Bộ, Chánh Văn phòng ký Phiếu chuyển văn bản đến (theo mẫu quy định tại Phụ lục 5 kèm theo Quy chế này) chuyển cho đơn vị đó để xử lý.