Điều 4. Thủ tục tiếp nhận, đăng ký văn bản
Khi tiếp nhận, đăng ký văn bản, Văn thư Bộ có trách nhiệm thực hiện các thủ tục sau đây:
1. Bóc bì văn bản đến, trừ các văn bản được quy định ở khoản 1, 2, 3 Điều 6 Quy chế này.
2. Kiểm tra văn bản trong bì, đối chiếu tài liệu có trong bì với số, ký hiệu ghi trên bì và có trách nhiệm làm Phiếu báo hoặc Phiếu gửi lại văn bản trình Chánh Văn phòng ký để thông báo cho nơi gửi văn bản trong các trường hợp sau:
a) Trường hợp thiếu tài liệu (sử dụng Phiếu báo theo mẫu quy định tại Phụ lục 1 kèm theo Quy chế này);
b) Trường hợp văn bản đến không đủ thủ tục hành chính như gửi vượt cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không đúng thể thức, bản phô tô (trừ bản fax), nhàu nát hoặc chữ mờ khó đọc (sử dụng Phiếu gửi lại văn bản theo mẫu quy định tại Phụ lục 2 kèm theo Quy chế này).
3. Đóng dấu "Công văn đến" vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống trên đầu văn bản. Nhập các thông tin của văn bản: số; ký hiệu; ngày ban hành; ngày nhận; cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi; tên người ký; trích yếu vào Sổ Giao nhận văn bản và phân loại văn bản theo các tiêu chí phục vụ cho việc chuyển và xử lý văn bản được nhanh nhất.
4. Nhập dữ liệu vào Chương trình quản lý văn bản của Bộ Giao thông vận tải.