Điều 20. Lập Hồ sơ công việc
1. Hồ sơ công việc gồm các văn bản, tài liệu sau đây:
a) Tờ bìa Hồ sơ có ghi tiêu đề hồ sơ (theo mẫu quy định tại Phụ lục 8 kèm theo Quy chế này);
b) Danh mục văn bản, tài liệu có trong Hồ sơ;
c) Văn bản, tài liệu được hệ thống theo thứ tự thời gian và mối liên hệ giữa các văn bản phản ánh rõ sự việc trong Hồ sơ;
d) Văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng đơn vị;
đ) Văn bản đóng góp ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan;
e) Văn bản đi (bản gốc) có nội dung xin ý kiến hoặc trả lời văn bản đến;
g) Các văn bản khác có liên quan (nếu có).
2. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải về tổ chức, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức trong đơn vị lập hồ sơ công việc trong phạm vi chức trách được giao.
3. Khi công việc kết thúc, cán bộ, công chức phải lập hồ sơ công việc, sắp xếp văn bản, tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này và bảo quản tại đơn vị chủ trì soạn thảo trong thời gian một năm, sau đó phải nộp vào Lưu trữ Bộ.
4. Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các hồ sơ công việc; chủ trì, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc cho các đơn vị.