Điều 16. Phát hành văn bản, chuyển phát văn bản đi
1. Phòng Tổng hợp chuyển ngay văn bản đã được ký và toàn bộ Hồ sơ trình giải quyết công việc đến Văn thư Bộ để thực hiện thủ tục ban hành và chuyển văn bản đến địa chỉ nhận.
2. Văn bản của các cơ quan tham mưu gửi trao đổi công việc với nhau thì không đóng dấu Quốc huy; Văn thư cơ quan có nhiệm vụ vào Sổ Giao nhận văn bản của đơn vị mình và chuyển trực tiếp đến nơi nhận, đồng thời chuyển cho Văn thư Bộ 01 bản để cập nhật vào Chương trình quản lý văn bản của Bộ Giao thông vận tải.
3. Văn thư Bộ kiểm tra lần cuối về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng, năm, nhân sao theo quy định và đóng dấu vào văn bản, đóng các dấu chỉ độ mật, độ khẩn do người ký văn bản duyệt ghi trong Phiếu trình giải quyết công việc.
4. Văn thư Bộ chỉ đóng dấu và phát hành những văn bản Lãnh đạo Bộ ký kèm theo Hồ sơ trình giải quyết công việc và những văn bản quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 15 của Quy chế này do Phòng Tổng hợp trực tiếp chuyển đến, nếu do Văn thư đơn vị chủ trì hoặc chuyên viên trực tiếp soạn thảo chuyển đến thì phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Tổng hợp.
5. Văn thư Bộ chịu trách nhiệm phát hành các văn bản của Bộ đến địa chỉ nhận ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn hoặc theo yêu cầu gấp của người ký thì phải được chuyển phát ngay; các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ mật phải gửi theo chế độ bảo mật. Trường hợp đặc biệt, nếu cơ quan, tổ chức nơi nhận cần nhận văn bản trực tiếp tại Văn thư Bộ, phải có giấy giới thiệu hoặc công văn đề nghị và phải được sự đồng ý của người ký văn bản hoặc của Chánh Văn phòng, đồng thời phải ký nhận vào Sổ Giao nhận văn bản của Văn thư Bộ.
6. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
7. Trong một số trường hợp, cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản cần văn bản gốc thì phải đăng ký số lượng văn bản gốc hợp lý với đơn vị chủ trì soạn thảo để đưa vào Hồ sơ trình giải quyết công việc.
8. Việc phát hành giấy mời họp, hội nghị, hội thảo mà thời gian từ khi phát hành đến khi diễn ra cuộc họp, hội nghị, hội thảo không quá 07 ngày làm việc thì Văn thư Bộ phải gửi Fax, đồng thời gửi "Hoả tốc" cho nơi nhận.