Điều 6. Bảo vệ bí mật trong việc vận chuyển, giao nhận, cất giữ tài liệu mật:
Khi vận chuyển, giao nhận, cất giữ tài liệu bí mật nhà nước phải bảo đảm tuyệt đối an toàn và thực hiện quy định sau:
1. Giao nhận tài liệu bí mật nhà nước:
Mọi trường hợp giao nhận tài liệu bí mật nhà nước giữa các khâu (cá nhân soạn thảo, đánh máy, in, văn thư, giao thông viên, người có trách nhiệm giải quyết, người cất giữ, bảo quản...) đểu phải vào sổ có ký nhận giữa 2 bên giao, nhận. Việc giao nhận tài liệu mật phải được thực hiện trực tiếp tại nơi làm việc của Thủ trưởng cơ quan (hoặc người được Thủ trưởng cơ quan ủy quyền), đơn vị có tài liệu mật.
2. Tài liệu mật gửi đi:
a) Vào sổ: Tài liệu mật trước khi gửi đi phải vào sổ "Tài liệu mật đi" phải ghi đầy đủ các cột, mục sau: số thứ tự, ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người nhận (ký tên, ghi rõ họ và tên).
b) Lập phiếu gửi: tài liệu mật gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và phải bỏ chung vào bì cùng với tài liệu. Phiếu gửi phải ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số ký hiệu từng tài liệu gửi đi, đóng dấu độ mật, độ khẩn của tài liệu vào góc phải phía trên của tờ phiếu, tài liệu gửi đi phải cho vào bì dán kín và chuyển đến văn thư để làm bì ngoài gửi đi.
Khi nhận tài liệu mật, nơi nhận phải hoàn ngay phiếu gửi cho nơi đã gửi tài liệu mật.
c) Làm bì: Tài liệu mật gửi đi không được gửi chung trong 1 bì với tài liệu thường. Giấy làm bì phải làm loại giấy dai, khó bóc, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được, gấp bì theo mối chéo, hồ dán phải dính, khó bóc.
Việc đóng dấu ký hiệu các "độ mật" ngoài bì thực hiện như sau:
Phải đóng dấu có ký hiệu các mức dộ mật phù hợp ở ngoài bì, không được viết chữ hoặc đóng dấu có chữ mật, tối mật, tuyệt mật ở ngoài bì. Quy định việc đánh số ký hiệu ngoài bì như sau:
- Tài liệu có độ "mật" đóng dấu chữ "C" (con dấu chữ C in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5cm).
- Tài liệu có độ "Tối mật" đóng dấu chứ "B" (con dấu chữ B in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5cm).
- Tài liệu độ "Tuyệt mật". Riêng loại tài liệu này yêu cầu phải gửi bằng 2 bì:
+ Bì trong: ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu độ mật của tài liệu. Nếu là tài liệu "Tuyệt mật" cần gửi đích danh cho người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu "chỉ người có tên mới được bóc bì".
+ Bì ngoài: ghi như tài liệu thường, đóng dấu chữ "A" (con dấu chữ A in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5cm).
3. Nhận tài liệu mật đến:
Mọi loại tài liệu mật từ bất kỳ nguồn nào gửi đến cơ quan, đơn vị, đều phải qua văn thư vào sổ "Tài liệu mật đến" để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
Trường hợp tài liệu mật đến mà bì trong có dấu "chỉ người có tên mới dược bóc bì" thì văn thư vào sổ theo số ký hiệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên nhận. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết, văn thư không được bóc bì.
4. Thu hồi tài liệu mật:
Những tài liệu mật có đóng dấu thu hồi, văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu, theo dõi trong sổ sách bảo đảm tài liệu không bị thất lạc.
5. Vận chuyển tài liệu mật:
Tài liệu mật khi vận chuyển, giao nhận phải đảm bảo an toàn tuyệt đối theo quy định sau:
- Việc vận chuyển, giao nhận tài liệu mật ở trong nước do cán bộ làm công tác bảo mật hoặc cán bộ giao liên riêng của cơ quan, tổ chức thực hiện. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường Bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành Bưu chính viễn thông.
- Vận chuyển, giao nhận tài liệu mật giữa các cơ quan, tổ chức trong nước với các cơ quan, tổ chức của Nhà nước Việt Nam ở nước ngoài do lực lượng giao liên ngoại giao thực hiện.
- Khi vận chuyển tài liệu mật phải có đầy đủ phương tiện bảo quản và lực lượng bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Các tài liệu mật phải được đựng trong hòm sắt, cặp có khóa chắc chắn.
6. Cất giữ, bảo quản tài liệu mật:
Tài liệu mật phải được cất giữ, bảo quản nghiêm ngặt. Tài liệu "Tuyệt mật", "Tối mật", phải được tổ chức lưu giữ riêng ở nơi có đủ điều kiện, phương tiện bảo quản, bảo vệ an toàn. Nơi cất giữ các loại tài liệu mật do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có tài liệu quy định.
7. Kiểm tra, đối chiếu:
Phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời.