Điều 9. Ban Quản lý Khu kinh tế tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thuế tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố có liên quan có trách nhiệm
1. Ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể các loại giấy tờ đối với từng thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật và yêu cầu đơn giản hóa thủ tục hành chính làm căn cứ cho Ban Quản lý Khu kinh tế hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ của công dân theo quy định.
2. Phân công công chức có đủ năng lực, trực tiếp tiếp nhận, khi tiếp nhận phải ký xác nhận vào phiếu luân chuyển hồ sơ đồng thời xử lý hồ sơ theo quy trình “một cửa liên thông” tại cơ quan, đơn vị và thông báo danh sách công chức, viên chức xử lý hồ sơ về Ban Quản lý Khu kinh tế và các sở, ngành chủ trì giải quyết thủ tục hành chính để phối hợp quan hệ công tác.
Khi tiếp nhận hồ sơ từ Ban Quản lý Khu kinh tế chuyển đến, phải chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức giải quyết theo thẩm quyền và trả kết quả về Ban Quản lý Khu kinh tế (qua Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả) theo đúng nội dung, thời gian quy định.
3. Các sở, ngành chủ trì giải quyết thủ tục hành chính trong trường hợp phải lấy ý kiến các sở, ngành, UBND cấp huyện liên quan, thực hiện như sau:
- Sở, ngành chủ trì giải quyết thủ tục hành chính nhận được hồ sơ, có trách nhiệm gửi văn bản kèm hồ sơ lấy ý kiến các sở, ngành, UBND cấp huyện liên quan (đồng thời gửi văn bản đến Ban Quản lý Khu kinh tế để phối hợp đôn đốc thực hiện) thông qua hình thức chuyển phát nhanh hoặc chuyển trực tiếp.
- Các sở, ngành; UBND cấp huyện có liên quan có trách nhiệm tham gia ý kiến và trả kết quả về sở, ngành chủ trì giải quyết thủ tục hành chính đúng thời gian quy định; trong trường hợp chưa gửi kịp bằng văn bản thì gửi file điện tử, fax qua mạng, sau đó gửi bản chính bằng chuyển phát nhanh về sở, ngành chủ trì.
- Sở, ngành được giao chủ trì giải quyết thủ tục hành chính được phép tổ chức họp, khảo sát thực địa, lấy ý kiến và mời các cơ quan liên quan tham gia; trước khi họp, sở, ngành chủ trì có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ các thông tin liên quan gửi cho các sở, ngành và địa phương liên quan.
Các sở, ngành, địa phương liên quan được mời tham gia có trách nhiệm cử lãnh đạo tham gia dự họp, khảo sát thực địa; trường hợp lãnh đạo không thể trực tiếp tham gia có thể cử đại diện tham gia họp, khảo sát thực địa. Ý kiến của đại biểu tham gia dự họp được xem là ý kiến chính thức của cơ quan chức năng.
4. Trường hợp hồ sơ cần phải chỉnh sửa, bổ sung nội dung hồ sơ thì cơ quan chức năng có trách nhiệm:
a. Trong thời gian tối đa 03 ngày phải có văn bản yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung nội dung hồ sơ gửi Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ban Quản lý Khu kinh tế để thông báo cho công dân bổ sung hoàn thiện theo quy định.
b. Nếu hồ sơ đã yêu cầu chỉnh sửa bổ sung lần một nhưng chưa đạt yêu cầu thì công chức chuyên môn của cơ quan chức năng phối hợp với Trưởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ban Quản lý Khu kinh tế để hướng dẫn trực tiếp cho công dân theo quy định.
c. Nếu có sai sót hoặc chậm trễ về thời gian, thì cơ quan chức năng phải có văn bản xin lỗi công dân và gửi về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ban Quản lý Khu kinh tế và báo cáo UBND tỉnh và được coi là vi phạm về sự chậm trễ thời gian thực hiện thủ tục hành chính.
5. Thường xuyên rà soát điều chỉnh quy chế, quy trình thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan, đơn vị mình phù hợp với Quy chế này.