Điều 6. Mối quan hệ công tác.
6.1. Quan hệ giữa Sở Thương mại với Văn phòng đại diện.
Sở Thương mại Hà Nội là cơ quan quản lý và chỉ đạo trực tiếp, toàn diện các hoạt động của Văn phòng đại diện Thương mại Hà Nội; chịu trách nhiệm trước UBND Thành phố về mọi mặt hoạt động của Văn phòng.
6.2. Mối quan hệ công tác giữa Sở Thương mại với các Sở có liên quan:
Sở Thương mại có trách nhiệm phối hợp với các Sở: Kế hoạch và Đầu tư, Du lịch, Lao động Thương binh và Xã hội, Tài chính Hà Nội và các ngành có liên quan xây dựng kế hoạch tài chính, chương trình hoạt động của Văn phòng báo cáo UBND Thành phố xem xét quyết định.
6.2.1. Sở Thương mại là đầu mối cung cấp, xử lý thông tin và các mối quan hệ công tác của Văn phòng đại diện với các cơ quan liên quan trong nước.
Sở Thương mại có trách nhiệm báo cáo UBND Thành phố, các Sở, Ngành có liên quan và các cơ quan Trung ương về tình hình hoạt động của Văn phòng đại diện (theo quy định).
6.2.2. Các Sở, Ban Ngành Thành phố có trách nhiệm, cụ thể:
- Cung cấp các thông tin về cơ chế, chính sách mới của Nhà nước và Thành phố; các báo cáo đánh giá tình hình kinh tế - xã hội của Thành phố liên quan đến lĩnh vực Thương mại, Đầu tư, Du lịch và lao động... của Thành phố theo định kỳ (quý, 6 tháng và một năm).
- Trực tiếp hoặc thông qua Sở Thương mại cung cấp kịp thời các thông tin theo đề nghị của Văn phòng đại diện; hướng dẫn về những vấn đề liên quan đến lĩnh vực thuộc chức năng quản lý của ngành; phối hợp với Văn phòng đại diện xây dựng các báo cáo đánh giá về tình hình thị trường trong nước để tư vấn và cung cấp cho các đối tác Nhật Bản.
- Cung cấp các ấn phẩm giới thiệu về Hà Nội, về các lĩnh vực kinh tế, xã hội của Thành phố.
6.3. Mối quan hệ công tác giữa Văn phòng đại diện và các cơ quan, tổ chức của Nhật Bản.
Văn phòng đại diện chủ động thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức của Nhật Bản để thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng; tham mưu cho Thành phố để ký kết các văn bản hợp tác giữa Thành phố Hà Nội với các Thành phố, các cơ quan, tổ chức của Nhật Bản.
6.4. Quan hệ công tác giữa Sở Thương mại và Văn phòng đại diện với các Cơ quan đại diện nước CHXHC Việt Nam tại Nhật Bản.
6.4.1. Sở Thương mại của UBND Thành phố ủy quyền thay mặt Thành phố phối hợp với Đại sứ quán Việt Nam. Tổng Lãnh sự quán, Cơ quan Thương vụ Việt Nam tại Nhật Bản để tổ chức các hoạt động của Văn phòng đại diện hoặc đề nghị hỗ trợ giúp đỡ khi cần thiết.
6.4.2. Văn phòng đại diện có trách nhiệm chấp hành các chủ trương, chính sách, pháp luật Việt Nam và Nhật Bản dưới sự chỉ đạo chung của Cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật Bản.
Văn phòng đại diện thực hiện báo cáo định kỳ cho Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản về tình hình hoạt động của Văn phòng và các nội dung chương trình, kết quả hoạt động của các đoàn công tác của Thành phố tại Nhật Bản. Phối hợp chặt chẽ với các Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Nhật Bản trong việc tổ chức và triển khai các hoạt động của Văn phòng; kịp thời báo cáo các vấn đề nảy sinh và những vướng mắc trong quá trình hoạt động để các Cơ quan đại diện giúp đỡ.
Các cán bộ và nhân viên của Văn phòng đại diện phải thực hiện chế độ sinh hoạt công đoàn và các hoạt động khác theo quy định của Sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản.
6.5. Văn phòng đại diện có trách nhiệm phối hợp với các Văn phòng đại diện, Chi nhánh của các công ty, Hệp hội trong nước tại Nhật Bản trong việc triển khai các hoạt động của Văn phòng.
6.6. Quan hệ công tác giữa Văn phòng đại diện với các doanh nghiệp trong nước:
Văn phòng đại diện có thể trực tiếp liên hệ với các doanh nghiệp của Thành phố đề nghị cung cấp các thông tin cần thiết, sản phẩm mẫu, ấn phẩm để trưng bày và giới thiệu; thông qua Sở Thương mại để phối hợp với các doanh nghiệp triển khai các hoạt động của Văn phòng.