Điều 7. Xác định nhân thân, tính hợp pháp của người đại diện, người được ủy quyền, luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý; tiếp nhận và xử lý bước đầu khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh
Thực hiện theo quy định tại Điều 25 Luật số 42/2013/QH13 được sửa đổi bổ sung bởi khoản 10 Điều 1 Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Tiếp công dân, Luật Khiếu nại, Luật tố cáo số 136/2025/QH15; Điều 12, Điều 13, Điều 14 Nghị định số 154/2026/NĐ-CP và các quy định sau đây:
1. Trường hợp công dân không có văn bản ủy quyền hợp pháp, giấy tờ chứng minh tính hợp pháp của việc đại diện thì người tiếp công dân không tiếp nhận hồ sơ vụ việc và giải thích rõ lý do, hướng dẫn công dân làm các thủ tục cần thiết để thực hiện quyền của họ.
2. Trường hợp đã kiểm tra đầy đủ văn bản ủy quyền hợp pháp, giấy tờ chứng minh tính hợp pháp của việc đại diện thì người tiếp công dân tiếp nhận và nghiên cứu đơn (nếu có) hoặc đề nghị công dân trình bày nội dung vụ việc; ghi vào Sổ tiếp công dân (bản giấy hoặc bản điện tử) và được cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về công tác tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định.
3. Trường hợp công dân đến trực tiếp để yêu cầu về kết quả giải quyết đơn, về chính sách, pháp luật, thủ tục hành chính thì người tiếp công dân có trách nhiệm kiểm tra, trả lời, hướng dẫn, giải thích rõ ràng cho công dân ngay tại buổi tiếp dân hoặc nghiên cứu và tham mưu đề xuất xử lý theo Quy định này.
4. Trường hợp công dân đến nhiều lần để yêu cầu giải quyết về một vụ việc thì người tiếp công dân phải kiểm tra và xác định số lần đã đến để ghi cụ thể vào sổ theo dõi; khi thống kê báo cáo cần nêu cụ thể những trường hợp đến nhiều lần, tham mưu Trưởng Ban Tiếp công dân tỉnh đề xuất biện pháp xử lý.