Điều 13. Yêu cầu đối với hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Các cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã lập hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý các nhiệm vụ thuộc thẩm quyền, theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này, thực hiện trên môi trường điện tử, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số (trừ hồ sơ mật - trong khi chưa có hệ thống quản lý hồ sơ công việc và xử lý văn bản mật).
2. Hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
Trường hợp pháp luật có quy định hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải có tài liệu kèm theo thì thực hiện theo quy định của pháp luật đó; trường hợp pháp luật không quy định cụ thể thành phần hồ sơ, bao gồm:
a) Phiếu trình giải quyết hồ sơ, công việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (theo mẫu tại Phụ lục 2 kèm theo);
b) Tờ trình hoặc văn bản, báo cáo của cơ quan chủ trì trình (gọi tắt là văn bản trình);
c) Dự thảo văn bản trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký, ban hành (bao gồm: dự thảo văn bản Ủy ban nhân dân tỉnh; văn bản Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; văn bản Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Ủy ban nhân dân tỉnh, văn bản của Hội đồng nhân dân tỉnh, văn bản Tỉnh ủy… có chữ ký tắt của người ký văn bản trình và bản Word).
d) Báo cáo thẩm định (nếu có);
đ) Ý kiến của các cơ quan liên quan đến vấn đề trình (nếu có);
e) Bản tổng hợp ý kiến và giải trình về nội dung dự thảo văn bản (nếu có);
g) Các dự thảo văn bản hướng dẫn thi hành (nếu có);
h) Phiếu kiểm soát thời gian giải quyết thủ tục hành chính theo quy định đối với Hồ sơ thủ tục hành chính một cửa;
i) Các tài liệu khác có liên quan theo quy định pháp luật.
3. Hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải đúng thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và phải được người có thẩm quyền ký, đóng dấu đúng quy định.
4. Hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh của các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải được gửi bằng bản giấy hoặc dưới dạng văn bản điện tử, có ký số đúng thẩm quyền và được gửi, nhận qua môi trường mạng hoặc Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành số của Ủy ban nhân dân tỉnh, trừ trường hợp có yêu cầu khác. Trường hợp chưa có ký số thì gửi đồng thời văn bản giấy và văn bản điện tử. Riêng văn bản mật, thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
Văn bản trình phải do cấp trưởng (hoặc ủy quyền cho cấp phó) ký, đóng dấu đúng thẩm quyền, đảm bảo thể thức ban hành văn bản theo quy định và chỉ gửi một bản đến một địa chỉ theo thẩm quyền giải quyết (trường hợp cần gửi đến các cơ quan, đơn vị có liên quan để báo cáo hoặc phối hợp thì chỉ ghi tên cơ quan, đơn vị đó ở phần nơi nhận văn bản).
Người đứng đầu các cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải trực tiếp ký các văn bản trình Ủy ban nhân dân tỉnh đối với các nội dung thuộc thẩm quyền xem xét, quyết định của Đảng ủy Ủy ban nhân dân tỉnh, tập thể Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc các nội dung lớn, phức tạp, quy định của pháp luật chưa rõ; nội dung còn có ý kiến khác nhau giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương.
Văn bản trình phải làm rõ, đánh giá được thực trạng, những vướng mắc, bất cập trong thực tiễn; cơ sở chính trị, căn cứ pháp lý quy định nội dung (nêu cụ thể điều, khoản, văn bản quy định); tác động của đề án, nội dung trình; thẩm quyền xử lý các thủ tục hành chính và tác động của các thủ tục hành chính đối với đề án, nội dung trình có quy định về thủ tục hành chính; xác định chính xác thẩm quyền giải quyết công việc (nêu cụ thể điều, khoản, văn bản quy định) của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và của cơ quan liên quan (thẩm quyền quyết định, cho ý kiến của cơ quan Trung ương, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh,…); đề xuất các giải pháp, thẩm quyền xử lý và nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị, địa phương....; trường hợp hồ sơ trình có kèm theo dự thảo văn bản đề nghị cấp có thẩm quyền ban hành để quyết định một vấn đề cụ thể hoặc đôn đốc, chỉ đạo, hướng dẫn, cho ý kiến,… thì trong nội dung văn bản trình phải thể hiện được đầy đủ các nội dung đề nghị ban hành. Cơ quan trình phải có ý kiến khẳng định về sự tuân thủ quy định pháp luật, thẩm quyền và việc đảm bảo các điều kiện liên quan đối với các nội dung trình, tham mưu, đề xuất trong văn bản trình.
Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo mẫu quy định.
5. Trường hợp hồ sơ, công việc trình có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan khác thì cơ quan chủ trì tham mưu phải chủ động lấy ý kiến; trong hồ sơ, công việc trình phải kèm theo bản sao văn bản của các cơ quan góp ý, đồng thời cơ quan chủ trì phải tổng hợp đầy đủ, trung thực, chính xác các ý kiến của cơ quan được xin ý kiến, các cơ quan được xin ý kiến nhưng chưa trả lời vào văn bản trình (hoặc bảng tổng hợp kèm theo văn bản trình); trường hợp cơ quan chủ trì có ý kiến khác với ý kiến của cơ quan được xin ý kiến thì phải giải trình, nêu rõ căn cứ, lý do. Cơ quan trình chịu trách nhiệm toàn diện về nội dung và hồ sơ trình.
6. Cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp xã trong quá trình trình hồ sơ, công việc có trách nhiệm phối hợp, cung cấp đầy đủ, kịp thời hồ sơ, thông tin, dữ liệu theo quy định của Quy chế này và theo yêu cầu của lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc đề nghị của cơ quan thẩm định, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
7. Đối với các văn bản, hồ sơ trình ban hành các văn bản có chứa nội dung thuộc bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật vẫn phải đảm bảo các thành phần hồ sơ theo quy định tại khoản 4 Điều này; cơ quan trình phải xác định độ mật của văn bản tham mưu ban hành, nêu rõ căn cứ xác định độ mật (điều, khoản, văn bản quy định); quá trình soạn thảo, lấy ý kiến, gửi, nhận, quản lý hồ sơ phải tuân thủ các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước.
8. Trường hợp các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chưa được kết nối liên thông với Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành số và các hồ sơ trình của các cơ quan, tổ chức, cá nhân không thuộc hệ thống hành chính nhà nước gửi thì thực hiện theo quy định về công tác văn thư.