Điều 17. Xử lý, giải quyết hồ sơ
1. Trong quá trình xử lý hồ sơ, công chức phòng chuyên môn của cơ quan đầu mối trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động liên hệ, phối hợp với các phòng chuyên môn hoặc các sở, ban, ngành khác phối hợp cùng giải quyết hồ sơ; kịp thời cập nhật thông tin vướng mắc về thành phần hồ sơ (nếu có) do các cơ quan có liên quan phản ánh để thông báo cho bộ phận một cửa của cơ quan đầu mối biết, liên hệ với tổ chức, cá nhân để xin lỗi và đề nghị bổ sung hồ sơ đủ và đúng theo quy định.
a) Thời hạn tối đa để các đơn vị chuyên môn có liên quan thông báo về việc bổ sung hồ sơ là không quá 1/3 thời hạn giải quyết được quy định cho đơn vị đó, tính từ thời điểm đơn vị đó nhận được hồ sơ từ bộ phận một cửa của cơ quan đầu mối chuyển đến. Thông báo bổ sung hồ sơ phải bằng văn bản và nêu rõ các loại giấy tờ mà tổ chức, cá nhân phải bổ sung và thời hạn hoàn thành việc bổ sung.
b) Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần trong suốt quá trình xử lý của một đơn vị chuyên môn; nghiêm cấm việc yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp giấy tờ, tài liệu không được quy định trong hồ sơ phải nộp. Thời hạn chuyển trả kết quả trong trường hợp này không tính khoảng thời gian mà tổ chức, cá nhân thực hiện bổ sung hồ sơ và được xác định bằng khoảng thời gian đã xử lý từ khi tiếp nhận hồ sơ đến khi có văn bản thông báo bổ sung hồ sơ cộng với khoảng thời gian kể từ ngày tổ chức, cá nhân bổ sung đủ hồ sơ theo quy định tại Bộ phận một cửa và phải được ghi rõ trên phiếu biên nhận hồ sơ; tổng số thời gian giải quyết hồ sơ (cộng dồn) không được vượt quá thời hạn giải quyết TTHC theo quy định.
2. Công chức phòng chuyên môn của các đơn vị phối hợp thẩm định, xử lý hồ sơ của tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi trách nhiệm của cơ quan mình trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt hoặc có kết luận không đủ điều kiện giải quyết, chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho bộ phận một cửa của cơ quan mình để chuyển trả đến bộ phận một cửa của cơ quan đầu mối đúng thời gian quy định.
3. Khi tiếp nhận kết quả giải quyết hồ sơ từ các cơ quan chuyên môn khác phối hợp chuyển đến, Bộ phận một cửa của cơ quan đầu mối phải cập nhật vào sổ theo dõi và chuyển hồ sơ đến phòng chuyên môn của cơ quan. Công chức phòng chuyên môn của cơ quan đầu mối trực tiếp giải quyết hồ sơ tổng hợp các kết quả giải quyết của các cơ quan khác phối hợp, báo cáo lãnh đạo sở, ngành, mình phê duyệt hồ sơ hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt hồ sơ.
4. Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết thì trong vòng 01 (một) ngày làm việc kể từ khi có kết luận không giải quyết, công chức chuyên môn phải có văn bản thông báo lý do và phối hợp với Bộ phận một cửa để liên hệ tổ chức, công dân trả lại hồ sơ. Thời gian tối đa để các phòng, ban chuyên môn thuộc sở, ban, ngành có văn bản kết luận không giải quyết là không quá 1/2 thời gian được quy định giải quyết tại đơn vị mình.