Điều 15. Tiếp nhận hồ sơ
1. Công chức làm việc tại bộ phận một cửa của cơ quan được giao là cơ quan đầu mối tiếp nhận, thụ lý hồ sơ ban đầu có trách nhiệm xem xét hồ sơ, yêu cầu của tổ chức, cá nhân và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ mà các tổ chức, cá nhân đến nộp.
a) Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân không thuộc thẩm quyền thụ lý, giải quyết thì hướng dẫn cụ thể, chu đáo để tổ chức, cá nhân đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định hiện hành.
b) Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền thụ lý, giải quyết của cơ quan mình nhưng hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì Bộ phận một cửa hướng dẫn cụ thể một lần, đầy đủ thông qua phiếu hướng dẫn để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định.
c) Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân trong quá trình tiếp nhận chưa rõ ràng hoặc còn vướng mắc thì công chức tiếp nhận hồ sơ trực tiếp trao đổi ngay với phòng chuyên môn để thống nhất trước khi nhận hồ sơ.
d) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, theo đúng quy định thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ; ghi phiếu biên nhận hồ sơ, nêu rõ ngày nhận, thời gian giải quyết và hẹn ngày trả kết quả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân.
e) Ghi chép và cập nhật đầy đủ thông tin hồ sơ vào sổ, phần mềm quản lý để theo dõi quá trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả các hồ sơ thủ tục hành chính.
2. Công chức Bộ phận một cửa của cơ quan phối hợp khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận một cửa của cơ quan đầu mối chuyển đến, có trách nhiệm:
a) Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể một lần, đầy đủ thông qua phiếu hướng dẫn để cơ quan giao hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định.
b) Ghi chép và cập nhật đầy đủ thông tin hồ sơ vào sổ, phần mềm quản lý theo dõi giải quyết hồ sơ liên thông của phòng chuyên môn để theo dõi, kiểm tra.