Điều 13. Xử lý, giải quyết hồ sơ
1. Phòng chuyên môn thẩm định, xử lý hồ sơ của tổ chức, cá nhân trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt hoặc có kết luận không đủ điều kiện giải quyết, chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ cho bộ phận một cửa đúng thời gian quy định.
2. Đối với hồ sơ cần kiểm tra thực tế trước khi giải quyết thì công chức của phòng chuyên môn phải có kế hoạch kiểm tra và báo cáo trực tiếp với lãnh đạo phòng chuyên môn. Quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu giữ theo hồ sơ.
3. Trong quá trình giải quyết, nếu phát hiện hồ sơ chưa đầy đủ, công chức chuyên môn, bộ phận chuyên môn xử lý hồ sơ báo cáo lãnh đạo phòng chuyên môn để thông báo cho Bộ phận một cửa liên hệ với tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ đủ và đúng theo quy định. Công chức của bộ phận một cửa phải liên hệ trực tiếp với tổ chức, cá nhân để xin lỗi và đề nghị bổ sung thêm hồ sơ.
a) Thời hạn tối đa để thông báo cho tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ là không quá 1/3 thời hạn giải quyết đã ghi trong phiếu biên nhận, tính từ thời điểm chính thức tiếp nhận hồ sơ. Thông báo bổ sung hồ sơ phải bằng văn bản và nêu rõ các loại giấy tờ mà tổ chức, cá nhân phải bổ sung và thời hạn hoàn thành việc bổ sung.
b) Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần trong suốt quá trình xử lý; nghiêm cấm việc yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp giấy tờ, tài liệu không được quy định trong hồ sơ phải nộp. Thời hạn chuyển trả kết quả trong trường hợp này không tính khoảng thời gian mà tổ chức, cá nhân thực hiện bổ sung hồ sơ và được xác định bằng khoảng thời gian đã xử lý từ khi tiếp nhận hồ sơ đến khi có văn bản thông báo bổ sung hồ sơ cộng với khoảng thời gian kể từ ngày tổ chức, cá nhân bổ sung đủ hồ sơ theo quy định tại Bộ phận một cửa và phải được ghi rõ trên phiếu biên nhận hồ sơ; tổng số thời gian giải quyết hồ sơ (cộng dồn) không được vượt quá thời hạn giải quyết TTHC theo quy định.
4. Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết thì trong vòng 01 (một) ngày làm việc kể từ khi có kết luận không giải quyết, công chức chuyên môn có trách nhiệm phối hợp với Bộ phận một cửa, liên hệ tổ chức, công dân để trả lại hồ sơ và thông báo lý do bằng văn bản. Thời gian tối đa để các phòng, ban chuyên môn thuộc sở, ban, ngành có văn bản kết luận không giải quyết là không quá 1/2 thời gian được quy định giải quyết tại đơn vị mình.
5. Lãnh đạo sở, ban, ngành có trách nhiệm sau:
a) Sau khi nhận được hồ sơ trình ký của các phòng chuyên môn, lãnh đạo sở, ban, ngành kiểm tra nội dung và ký duyệt hồ sơ nếu thuộc thẩm quyền của lãnh đạo sở, ban, ngành; trường hợp không thuộc thẩm quyền của lãnh đạo sở, ban, ngành thì có ý kiến trình Chủ tịch UBND tỉnh ký phê duyệt hồ sơ (thời gian xử lý không quá 02 ngày làm việc).
b) Trường hợp lãnh đạo sở, ban, ngành không thống nhất với nội dung đề xuất của phòng chuyên môn, thì có ý kiến chỉ đạo và ghi vào phiếu trình ký hồ sơ, chuyển lại phòng chuyên môn dự thảo văn bản và chuyển cho Bộ phận một cửa để trả lời cho tổ chức, cá nhân nếu thuộc thẩm quyền lãnh đạo sở, ban, ngành.