Điều 9. Đón tiếp đoàn vào cấp Lãnh đạo Bộ (hoặc tương đương trở lên)
1. Quy trình và nghi lễ đón đoàn vào cấp Bộ trưởng thăm chính thức:
a. Việc đón, tiễn đoàn tại sân bay được thực hiện theo nghi lễ ngoại giao.
b. Bộ trưởng đón chính thức Bộ trưởng khách tại nơi sẽ tiến hành hội đàm. Thành phần, sơ đồ, vị trí đón và hội đàm với đoàn vào được bố trí theo yêu cầu lễ nghi ngoại giao và tính chất công việc.
c. Lãnh đạo Vụ HTQT tháp tùng đoàn Bộ trưởng trong thời gian đoàn làm việc tại Việt Nam. Tuỳ từng trường hợp cụ thể, Vụ trưởng Vụ HTQT có thể báo cáo Lãnh đạo Bộ giao cho lãnh đạo đơn vị chủ trì tháp tùng đoàn.
d. Bộ trưởng tổ chức chiêu đãi và tặng quà lưu niệm cho đoàn,
đ. Bộ trưởng tiễn đoàn tại trụ sở Bộ tuỳ theo chương trình hoạt động của từng đoàn. Lãnh đạo Vụ HTQT tháp tùng và tiễn đoàn tại sân bay.
e. Trường hợp các nghi lễ theo quy định và thông lệ của các tổ chức quốc tế mà Việt Nam tham gia có yêu cầu khác với các quy định và nghi lễ quy định tại điểm 1 của Điều này thì sẽ thực hiện theo quy định và thông lệ của các tổ chức quốc tế đó.
2. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc tổ chức đón đoàn vào cấp Lãnh đạo Bộ.
2.1. Trách nhiệm của đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung
a. Dự thảo tờ trình Thủ tướng Chính phủ xin phép đón đoàn đối với đoàn cấp Bộ trưởng.
b. Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị tài liệu trình Lãnh đạo Bộ.
c. Cử cán bộ tham dự trong quá trình hoạt động của đoàn theo chương trình được duyệt.
d. Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan báo cáo Lãnh đạo Bộ kết quả đợt làm việc và báo cáo Thủ tướng Chính phủ đối với đoàn vào cấp Bộ trưởng chậm nhất là 5 ngày làm việc sau khi kết thúc đợt làm việc đối với đoàn vào.
2.2. Vụ Hợp Tác Quốc Tế:
a. Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt phương án đón đoàn vào.
b. Chịu trách nhiệm giải quyết các thủ tục đối ngoại cần thiết phục vụ cho việc đón đoàn vào.
c. Chủ trì công tác lễ tân đón đoàn vào: đón tiễn tại cửa khẩu hoặc tại một địa điểm theo kế hoạch đón tiễn đã được phê duyệt, bố trí nơi ăn ở, đặt tiệc, mua tặng phẩm...và điều hành chương trình hoạt động của đoàn theo chương trình đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt.
d. Lập dự toán và quyết toán chi phí cho việc tổ chức đón đoàn vào.
2.3. Vụ Tài vụ quản trị
a. Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ cho đoàn theo chương trình, dự toán được duyệt.
b. Thẩm định dự toán và quyết toán chi phí theo chế độ quy định.
c. Phục vụ hậu cần trong quá trình làm việc của đoàn.
2.4. Văn phòng Bộ
a. Tổ chức công tác thông tin, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin theo chương trình được Lãnh đạo Bộ phê duyệt.
b. Bố trí phương tiện đi lại cho đoàn vào trên cơ sở đề nghị của Vụ HTQT hoặc đơn vị được giao chủ trì đón đoàn theo phân công của Bộ.
3. Quy trình và nghi lễ đón tiếp đoàn vào thấp hơn cấp Bộ trưởng thì nghi lễ đón, tiễn tuỳ theo từng đoàn cụ thể phù hợp với thông lệ ngoại giao.