Điều 12. Đoàn ra cấp Lãnh đạo Bộ
1. Đoàn ra cấp Bộ trưởng, cấp Thứ trưởng được thực hiện trong khuôn khổ đàm phán ký kết các hiệp định, các diễn đàn và thoả thuận hợp tác khu vực và quốc tế, theo lời mời của đối tác nước ngoài, theo hoạt động của các chương trình, dự án và theo kế hoạch khảo sát của Lãnh đạo Bộ. Đối với những đoàn ra cấp Bộ trưởng phải xin phép Thủ tướng Chính phủ.
2. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc tổ chức đoàn ra cấp Lãnh đạo Bộ làm trưởng đoàn.
2.1 Đơn vị chủ trì chuẩn bị về nội dung
a. Chủ trì soạn thảo công văn xin phép Thủ tướng Chính phủ về đoàn ra cấp Bộ trưởng trình Lãnh đạo Bộ ký duyệt, trong đó ghi rõ nội dung, thành phần, thời gian công tác ở nước ngoài, những vấn đề cần xin ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ.
b. Trình Bộ (qua Vụ Tổ chức cán bộ) về nội dung, chương trình, các cơ quan dự kiến làm việc, thành phần, nguồn kinh phí và các vấn đề liên quan cần thiết khác. Đối với những đoàn ra sử dụng nguồn kinh phí ngân sách Nhà nước mà chưa có trong kế hoạch được Lãnh đạo Bộ phê duyệt, đơn vị chủ trì phải lấy ý kiến của Vụ TVQT và Vụ HTQT trước khi trình Bộ.
c. Lập dự toán kinh phí và quyết toán chi cho đoàn theo chế độ quy định.
d. Chủ trì tổng hợp nội dung công tác của đoàn trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt.
đ. Báo cáo kết quả đợt công tác chậm nhất sau 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chuyến công tác. Đối với đoàn ra cấp Bộ trưởng phải báo cáo Thủ Tướng Chính phủ.
2.2 Vụ Tổ chức cán bộ
Chủ trì trình Bộ quyết định nhân sự cho đoàn ra.
2.3 Vụ Hợp Tác Quốc Tế
a. Chịu trách nhiệm giải quyết các thủ tục cần thiết phục vụ cho đoàn ra, trừ những đoàn ra trong khuôn khổ các dự án hỗ trợ kỹ thuật của nước ngoài.
b. Chuẩn bị các thủ tục lễ tân, hậu cần cho đoàn ra (hộ chiếu, visa, mua vé máy bay, mua tặng phẩm, đón, tiễn Bộ trưởng...)
c. Bố trí phiên dịch (trừ các đoàn ra theo dự án của Bộ)
2.4 Văn phòng Bộ
Tổ chức công tác tuyên truyền về đoàn đi (nếu cần thiết)
2.5. Vụ Tài vụ quản trị
Thẩm định dự toán và quyết toán cho đoàn đối với những khoản chi sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.
3. Đối với những đoàn ra cấp Lãnh đạo Bộ là thành viên của đoàn công tác của Đảng, Nhà nước, Chính phủ hoặc của các Bộ, ngành khác, đơn vị tham gia đoàn cùng Lãnh đạo Bộ chịu trách nhiệm chuẩn bị về nội dung và lễ tân phục vụ đoàn ra của Lãnh đạo Bộ. Trong trường hợp không có đơn vị tham gia đoàn cùng Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ chủ trì phối hợp với Vụ HTQT và các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung và lễ tân phục vụ đoàn ra.