Điều 7. Văn bản đối ngoại của Bộ Tài chính gửi đi
1. Các hình thức văn bản trao đổi chính thức của Bộ Tài chính với khách nước ngoài được thể hiện dưới dạng công văn, công hàm hoặc công thư, trừ những hình thức cụ thể được quy định riêng với các khách nước ngoài cho một số nghiệp vụ đặc thù. Các hình thức văn bản trao đổi khác (như trao đổi công việc bằng thư điện tử) được coi là văn bản trao đổi không chính thức.
2. Công văn bằng tiếng Việt tuân theo quy định về hình thức công văn trong nước hiện hành. Công hàm và công thư được thực hiện theo mẫu quy định tại Phụ lục 1 của Quy chế này.
3. Quy định về nội dung, thẩm quyền ký, chế độ lưu trữ đối với công hàm và công thư:
3.1. Nội dung: đơn vị chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản đối ngoại gửi đi theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. Nếu nội dung văn bản đối ngoại gửi đi liên quan đến các đơn vị khác, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan trước khi gửi đi.
3.2. Thẩm quyền ký tắt (đối với công hàm), ký đầy đủ (đối với công thư): thẩm quyền ký văn bản đối ngoại gửi đi tương tự như thẩm quyền ký công văn trong nước. Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản đối ngoại gửi đi (cán bộ cấp Tổng cục, Cục, Vụ, Học viện và tương đương) được ký theo thẩm quyền được phân công. Trong trường hợp nội dung văn bản đối ngoại gửi đi vượt quá thẩm quyền quyết định, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trình Bộ ký văn bản đối ngoại gửi đi hoặc xin uỷ quyền được ký.
3.3. Chế độ lưu trữ:
a. Công hàm gửi đi được lưu trữ: 01 bản tại Văn thư Văn phòng Bộ, 01 bản tại Vụ HTQT và 01 bản tại đơn vị chủ trì soạn thảo.
b. Công thư gửi đi được lưu trữ 01 bản tại đơn vị chủ trì soạn thảo.
4. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc giao dịch với khách nước ngoài bằng văn bản
4.1. Vụ Hợp tác Quốc tế
a. Hướng dẫn thống nhất mẫu công hàm, công thư sử dụng trong công tác đối ngoại của Bộ Tài chính.
b. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện của các đơn vị và kiến nghị Bộ trưởng những biện pháp nhằm tăng cường quản lý công văn đối ngoại gửi đi.
4.2. Văn phòng Bộ (bộ phận văn thư)
Mở sổ theo dõi và lưu trữ các công hàm gửi đi tương tự như chế độ công văn, giấy tờ trong nước.
4.3. Các đơn vị chủ trì soạn thảo
a. Chịu trách nhiệm về nội dung và thẩm quyền ký văn bản đối ngoại gửi đi.
b. Tổ chức lưu trữ các văn bản đối ngoại gửi đi theo chế độ lưu trữ như các công văn, giấy tờ trong nước.