Điều 31. Khóa sổ kế toán — Quyết định 141/2001/QĐ-BTC

1- Khóa sổ kế toán là công việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ,... Cuối kỳ kế toán (tháng) và cuối kỳ kế toán năm, sau khi phản ánh hết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, phải khóa sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất khi có thiên tai, hoả hoạn hoặc sáp nhập, chia tách xã.

2- Trình tự khóa sổ kế toán cuối tháng:

- Cuối kỳ kế toán tháng sau khi tất cả chứng từ kế toán phát sinh trong tháng đã được ghi vào sổ kế toán phải tiến hành cộng sổ và đối chiếu số liệu giữa các sổ có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ với nhau;

- Tiến hành cộng số phát sinh trên Nhật ký- Sổ Cái (hoặc Sổ cái) và các sổ kế toán chi tiết;

- Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ;

- Tiến hành cộng tất cả các số phát sinh Nợ, cộng các số phát sinh Có của các tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái (hoặc Sổ Cái) xem có bằng nhau và bằng số phát sinh ở phần Nhật ký không? Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết, giữa các sổ chi tiết với nhau, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ. Nếu đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khóa sổ chính thức bằng các bước sau:

+ Kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán, cách dòng ghi số nghiệp vụ cuối cùng nửa dòng. Sau đó ghi số phát sinh trong tháng đã cộng phía dưới dòng đã kẻ;

+ Dòng cộng phát sinh luỹ kế từ đầu năm đến cuối tháng ghi dưới dòng cộng phát sinh tháng;

+ Dòng số dư cuối tháng tính được ghi tiếp dưới dòng cộng phát sinh tháng;

Dòng số dư cuối tháng tính như sau:

+ Kẻ 2 đường kẻ liền nhau ngay sát dưới dòng số dư để kết thúc việc khóa sổ

( ).

Đối với những tài khoản trong tháng không có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì số dư đầu tháng chuyển thành số dư cuối tháng và ghi vào dòng số dư cuối tháng của tài khoản đó.

Riêng 1 số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư (hoặc thu, chi, tồn quỹ) thì số liệu cột số dư không ghi vào dòng cộng mà ghi vào dòng "số dư cuối tháng" dưới dòng cộng cuối tháng.

Sau khi khóa sổ kế toán, kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải ký dưới 2 đường kẻ sau đó chủ tài khoản kiểm tra và ký duyệt để chứng nhận số liệu khoá sổ chính xác và đúng với số thực tế nhằm đảm bảo sự nhất trí về số liệu khóa sổ kế toán giữa kế toán trưởng với chủ tài khoản.

Đầu tháng sau ghi lại số dư cuối tháng trước của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết. Riêng số dư trên sổ thu Ngân sách, sổ chi ngân sách là số phát sinh luỹ kế về thu, chi ngân sách nên không phải ghi lại số dư vào đầu tháng sau.

3- Khóa sổ kế toán cuối năm:

a- Trước khi khóa sổ cuối năm phải thực hiện các công việc sau:

- Đôn đốc thu nộp kịp thời các khoản thu của ngân sách còn chưa thu đến cuối năm và làm thủ tục nộp ngay các khoản đã thu ngân sách còn để tại xã vào ngân sách nhà nước tại Kho bạc. Đồng thời giải quyết thanh toán dứt điểm các khoản liên quan đến chi ngân sách để đảm bảo mọi khoản thu, chi Ngân sách phát sinh trong năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/ 12;

- Đôn đốc thanh toán kịp thời các khoản nợ phải thu (nợ tạm ứng, các khoản phải thu về khoán) để hoàn lại quỹ. Đồng thời thanh toán các khoản nợ phải trả (phải trả sinh hoạt phí và phụ cấp cho cán bộ xã, bảo hiểm xã hội phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội, phải trả người bán, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu XDCB);

- Xử lý các khoản tạm thu ngân sách còn đến cuối năm: Về nguyên tắc, các khoản tạm thu ngân sách phải được xử lý dứt điểm trong năm để chuyển vào thu ngân sách hoặc hoàn trả cho đối tượng tạm thu. Trường hợp cuối năm số tạm thu ngân sách bằng hiện vật chưa làm thủ tục ghi thu ngân sách Nhà nước tại Kho bạc thì được chuyển sang năm sau để xử lý;

- Đối với các khoản tạm giữ, căn cứ vào quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, UBND xã phải làm thủ tục hoàn trả cho đối tượng tạm giữ hay làm thủ tục nộp vào Ngân sách Nhà nước tại Kho bạc (nếu cấp thẩm quyền quyết định thu sung công quĩ);

- Tiến hành kiểm kê, sao kê, đối chiếu toàn bộ tài sản, vật tư, công nợ, tiền mặt, tiền gửi và các loại nguồn vốn, quỹ của xã để xác định số thực có về tài sản, tiền quỹ, công nợ ở thời điểm cuối ngày 31/12. Căn cứ quyết định xử lý của Hội đồng kiểm kê, kế toán lập chứng từ phản ánh việc xử lý và điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán theo kết quả kiểm kê thực tế.

b- Khoá sổ, chuyển sổ kế toán cuối năm:

- Trình tự các bước khoá sổ cuối năm thực hiện như khoá sổ cuối tháng;

- Thời điểm khoá sổ cuối năm vào cuối ngày 31/ 12;

- Khoá sổ cuối năm để tính ra số dư cuối năm của từng tài khoản và từng đối tượng kế toán. Riêng các tài khoản liên quan đến thu, chi ngân sách được xử lý như sau: Tài khoản 7142 "Thuộc năm nay" được chuyển sang tài khoản 7141 "Thuộc năm trước"; Tài khoản 7192 "Thuộc năm nay" chuyển sang Tài khoản 7191 "Thuộc năm trước"; Tài khoản 8142 "Thuộc năm nay" được chuyển sang Tài khoản 8141 "Thuộc năm trước"; Tài khoản 8192 "Thuộc năm nay" chuyển sang Tài khoản 8191 "Thuộc năm trước" để năm sau tiếp tục hạch toán trong thời gian chỉnh lý, quyết toán cho đến khi quyết toán ngân sách năm trước được phê duyệt.

- Sau khi khoá sổ cuối năm, kế toán xã phải thực hiện việc chuyển sổ cuối năm.