Điều 28. Sửa chữa những sai sót trên sổ kế toán áp dụng một trong 3 phương pháp sau:
- Phương pháp cải chính (còn gọi là phương pháp xóa bỏ);
- Phương pháp ghi số âm (còn gọi là phương pháp ghi đỏ);
- Phương pháp ghi bổ sung.
1- Khi dùng phương pháp cải chính để đính chính những chỗ sai trên các sổ kế toán thì gạch một đường bằng mực đỏ xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn nhìn rõ nội dung của những chỗ ghi sai đã xoá bỏ. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi những con số hoặc những chữ số đúng bằng mực thường. Nếu sai sót chỉ là một chữ số thì cũng phải xoá bỏ toàn bộ con số sai, viết lại con số đúng, phải chứng thực chỗ cải chính bằng chữ ký của kế toán trưởng ở bên cạnh.
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp sau:
- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;
- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
2- Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì trước hết cần viết lại bằng mực đỏ bút toán sai để huỷ bỏ bút toán này, sau đó dùng mực thường viết bút toán đúng thay thế.
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp sau:
- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;
- Khi báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán đã được duyệt và gửi đi mới phát hiện ra sai sót;
- Sai sót khi số tiền ghi trùng hoặc con số ghi sai lớn hơn con số đúng.
Khi dùng phương pháp ghi số âm để sửa chữa số sai thì phải lập "Chứng từ đính chính" do kế toán trưởng ký xác nhận.
3- Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng cho trường hợp bút toán ghi đúng về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, nhưng số tiền ghi lại ít hơn số tiền thực tế phát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế, tài chính hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Trường hợp sửa chữa theo phương pháp này cũng phải lập "Chứng từ ghi sổ bổ sung" do kế toán trưởng ký xác nhận số tiền chênh lệch thiếu phải ghi bổ sung.