Điều 16. Chứng từ kế toán phải có đủ các yếu tố sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ ;
- Tên đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ;
- Tên đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính (Ví dụ: tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, số lượng, đơn giá, thành tiền từng thứ vật tư, số tiền bằng số và bằng chữ);
- Họ và tên, chữ ký của người chịu trách nhiệm lập, người chịu trách nhiệm duyệt chứng từ. Đối với chứng từ do xã lập gửi ra bên ngoài thì phải có dấu của xã.
Đối với những khoản mua sắm, chi tiêu lặt vặt nếu người bán không phải lập hóa đơn, thì người mua phải lập "Phiếu kê mua hàng". "Phiếu kê mua hàng" phải ghi rõ họ tên, địa chỉ người mua; tên, số lượng hàng hóa, dịch vụ đã mua và số tiền thực tế đã trả. "Phiếu kê mua hàng" phải được kế toán kiểm tra, xác nhận, trình chủ tài khoản ký duyệt, sau đó mới được coi là chứng từ hợp pháp, hợp lệ và làm căn cứ ghi sổ kế toán.