Điều 26. Mở sổ kế toán
a- Trước khi sử dụng sổ kế toán phải thực hiện các thủ tục sau:
Ngoài bìa và trang đầu sổ (góc bên trái) phải ghi rõ tên xã, huyện, tỉnh, cấp Ngân sách; giữa bìa ghi tên sổ, ngày mở sổ, niên độ ngân sách và họ tên người ghi sổ, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác và xác nhận của Chủ tịch xã.
Các trang sổ phải đánh số trang và giữa 2 trang sổ phải đóng dấu giáp lai của xã.
Chủ tịch xã, Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải ký xác nhận vào trang đầu sổ kế toán.
- Trường hợp sử dụng Sổ Cái tờ rời: Các tờ sổ (tờ thẻ) sau khi sử dụng phải được sắp xếp theo trình tự thời gian và được bảo quản. Khi kết thúc niên độ kế toán, kế toán phải đóng thành quyển và làm đầy đủ thủ tục pháp lý như đối với sổ đóng quyển.
- Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính:
Kế toán Ngân sách và tài chính xã được phép làm bằng tay hoặc làm trên máy vi tính. Trường hợp làm kế toán trên máy vi tính thì sổ kế toán thiết kế trên máy phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Riêng Sổ Cái dùng loại Sổ Cái ít cột (mỗi tài khoản sử dụng 1 trang hoặc 1 số trang sổ) thay cho Nhật ký - Sổ Cái. Cuối kỳ kế toán, sau khi hoàn tất việc khóa sổ theo quy định cho từng loại sổ, phải tiến hành in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sau đó phải làm đầy đủ thủ tục pháp lý như sổ kế toán ghi bằng tay.
Các sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp, hợp lệ.
b- Mở sổ kế toán đầu năm:
Đầu năm phải mở sổ kế toán cho năm Ngân sách mới (bao gồm Nhật ký - Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết) để tiếp nhận số dư từ sổ năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, ngân sách mới phát sinh thuộc năm tài chính mới từ ngày 01/01.
+ Sổ Nhật ký - Sổ Cái: Đầu năm phải chuyển toàn bộ số dư của các tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ Cái năm cũ sang sổ Nhật ký - Sổ Cái năm mới. số dư này bao gồm cả số dư của Tài khoản 714, 814 (đây là số thu ngân sách, số chi ngân sách luỹ kế từ đầu năm đến cuối ngày 31/12 thuộc năm ngân sách trước).
+ Sổ kế toán chi tiết:
"Sổ tài sản cố định" sổ này sử dụng cho nhiều năm, khi nào hết sổ (hết cột ghi hao mòn) mới chuyển sang sổ mới;
"Sổ thu Ngân sách xã" "Sổ chi ngân sách xã" "Sổ tổng hợp thu, chi ngân sách xã theo chỉ tiêu báo cáo và quyết toán": Số liệu trên 3 sổ này không phải chuyển sang sổ mới, mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch toán tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý, quyết toán và theo dõi cho đến khi quyết toán năm được phê duyệt.