Điều 21 .
1. Cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở, huyện nào do Sở, huyện đó quản lý hồ sơ. Việc lưu trữ quản lý hồ sơ theo đúng quy định hiện hành.
Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức gồm:
1.1. Bì hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức( Mẫu B03 có kích thước: 250x340x20 mm)
1.2. Quyển lý lịch cán bộ, công chức, viên chức. Ký hiệu: Mẫu 01a-BNV/2007.
1.3. Sơ yếu lý lịch cán bộ,công chức, viên chức. Ký hiệu: Mẫu 02a-BNV/2007.
1.4. Tiểu sử tóm tắt. Ký hiệu: Mẫu 03a-BNV/2007.
1.5. Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức, viên chức. Ký hiệu: Mẫu 04a-BNV/2007.
1.6. Bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ. Ký hiệu: Mẫu 01b-BNV/2007.
1.7. Phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Ký hiệu: Mẫu 02b-BNV/2007.
1.8. Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Ký hiệu: Mẫu 03b-BNV/2007.
1.9. Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Ký hiệu: Mẫu 04b-BNV/2007.
1.10. Phiếu theo dõi việc sử dụng, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Ký hiệu: Mẫu 05b-BNV/2007.
1.11. Bìa kẹp nghị quyết, quyết định về nhân sự (như quyết định bổ nhiệm, quyết định nâng ngạch công chức, quyết định điều động...) Ký hiệu: Mẫu 06b-BNV/2007.
1.12. Bìa kẹp các nhận xét, đánh giá, đơn thư. Ký hiệu: Mẫu 07b-BNV/2007.
Ngoài ra hồ sơ còn có: Các văn bằng, chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ.
Các biểu mẫu trên do Sở Nội vụ phát hành theo quy định của Bộ Nội vụ.
2. Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức phải được giữ gìn, quản lý chặt chẽ, đầy đủ, không được tẩy xoá, sửa chữa làm thay đổi hồ sơ gốc và hồ sơ bổ sung. Hồ sơ bị mất phải kịp thời báo cáo cấp có thẩm quyền làm lại đầy đủ, chính xác, bảo đảm mỗi cán bộ, công chức, viên chức đều có bộ hồ sơ nhân sự tương ứng. Tổ chức, cá nhân nào làm mất mát, hư hỏng, tẩy xoá, sửa chữa, khai man hồ sơ thì phải bị xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Hàng năm Thủ trưởng các cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện chịu trách nhiệm bổ sung lý lịch cán bộ, công chức, viên chức đơn vị mình (theo mẫu quy định). Hồ sơ cán bộ, công chức phải được lưu trữ tại Văn phòng hoặc Phòng tổ chức - Hành chính của các cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Phòng Nội vụ thuộc Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã.