Điều 16. Chuẩn bị phiên họp:
1. Chủ tịch UBND tỉnh quyết định cụ thể ngày họp, khách mời và chương trình, nội dung phiên họp chậm nhất là 05 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu (trừ trường hợp họp bất thường).
2. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch UBND cấp huyện gửi đề án cần trình UBND tỉnh tại phiên họp UBND tỉnh đến Văn phòng UBND tỉnh chậm nhất vào ngày 14 hàng tháng (nếu có);
Chậm nhất 05 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, thủ trưởng cơ quan trình đề án phải gửi các hồ sơ đề án đã được Chủ tịch UBND tỉnh xem xét và cho trình ra phiên họp đến Văn phòng UBND tỉnh. Số lượng tài liệu trình UBND tỉnh xem xét tại phiên họp do Chánh Văn phòng UBND tỉnh quy định.
3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ:
a) Kiểm tra các hồ sơ đề án trình ra phiên họp.
b) Chuẩn bị chương trình nghị sự phiên họp, dự kiến thành phần họp trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định; chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp.
Chậm nhất 07 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, Chánh Văn phòng UBND tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định chính thức nội dung, chương trình, thời gian, thành phần tham dự phiên họp và thông báo cho các thành viên UBND tỉnh về quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh liên quan các vấn đề này; đồng thời, thông báo đến thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch UBND cấp huyện có những vấn đề được Chủ tịch UBND tỉnh chấp thuận cho trình UBND tỉnh tại phiên họp.
Trường hợp Chủ tịch UBND tỉnh quyết định tổ chức phiên họp bất thường, Chánh Văn phòng UBND tỉnh phải thông báo ngay cho các thành viên UBND tỉnh về nội dung, chương trình, thời gian họp; đồng thời, thông báo đến thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch UBND cấp huyện có đề án được Chủ tịch UBND tỉnh chấp thuận cho trình UBND tỉnh tại phiên họp.
c) Đôn đốc thủ trưởng cơ quan có đề án trình trong phiên họp gửi hồ sơ đề án và các văn bản liên quan đúng thời gian quy định.
d) Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm gửi giấy mời và tài liệu họp (bản giấy hoặc tập tin điện tử) đến các thành viên UBND tỉnh và đại biểu được mời họp, ít nhất là 03 (ba) ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu.
Trường hợp họp bất thường thời gian gửi giấy mời đến các thành viên UBND tỉnh và đại biểu được mời họp, ít nhất là 01 (một) ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu hoặc mời qua điện thoại.
đ) Trường hợp thay đổi ngày họp hoặc tạm hoãn phiên họp, Văn phòng UBND tỉnh thông báo cho thành viên UBND tỉnh và các đại biểu được mời họp ít nhất 01 ngày, trước ngày phiên họp bắt đầu.
e) Chánh Văn phòng UBND tỉnh thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành giấy mời.