Điều 8. Trình tự quản lý văn bản điện tử đi 1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản. 2. Đăng ký văn bản đi. 3. Ký số, phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 4. Lưu văn bản đi. Điều 9. Cấp số, thời gian ban hành văn bản 1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. 2. Việc cấp số, thời gian ban hành được văn thư cơ quan thực hiện bằng chức năng của hệ thống. Điều 10. Đăng ký văn bản đi 1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn bản được đăng ký bằng hệ thống. 2. Văn bản được đăng ký bằng hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý. Tất cả các loại sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được lưu trữ vĩnh viễn. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP . 3. Tất cả văn bản điện tử bắt buộc ký chữ ký số trước khi phát hành và gửi trên môi trường điện tử. 4. Văn thư cập nhật thông tin phát hành văn bản đi trên hệ thống và gửi văn bản điện tử đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân qua các hệ thống thông tin mà cơ quan, tổ chức, cá nhân đó sử dụng để tiếp nhận văn bản điện tử, không gửi văn bản giấy. 5. Thông tin dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của cơ quan chủ quản hệ thống thông tin. Điều 11. Ký số, phát hành, theo dõi việc chuyển phát và thu hồi văn bản đi 1. Ký số của cơ quan, tổ chức Cá nhân, bộ phận soạn thảo văn bản điện tử gửi trình ký duyệt văn bản. Sau khi được kiểm soát về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, người có thẩm quyền ký văn bản thực hiện ký số cá nhân trên văn bản điện tử, sau đó chuyển văn thư thực hiện các thủ tục phát hành. Văn thư lấy số văn bản tự động trên hệ thống, cập nhật các thông tin theo quy định vào tập tin đã được lãnh đạo ký số cá nhân. Việc cập nhật số ký hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản được thực hiện qua chức năng tự động của hệ thống. Văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan, tổ chức thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản điện tử đã có chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền. Chữ ký số trên văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan và trong các hồ sơ được lập điện tử hoàn toàn phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật và quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP . Văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử do cơ quan ban hành được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. 2. Phát hành, theo dõi việc chuyển phát và thu hồi văn bản đi a) Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành các thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. b) Việc phát hành văn bản điện tử được thực hiện trên hệ thống, thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP . c) Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản. d) Phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện sao y theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP . đ) Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót, thiếu sót về nội dung, bản biểu kèm theo phải được sửa đổi, thay thế, bổ sung bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. e) Thu hồi văn bản đi: Trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết. Điều 12. Lưu văn bản đi 1. Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 2. Cơ quan, tổ chức có hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên hệ thống thay cho văn bản giấy. 3. Trường hợp cơ quan, tổ chức có hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và điểm c khoản 2 Điều 11 Quy định này để lưu tại văn thư cơ quan và hồ sơ công việc. — Quyết định 07/2024/QĐ-UBND