Điều 21. Tạo lập và quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử 1. Việc tạo lập hồ sơ điện tử phải đáp ứng các yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP . 2. Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trên hệ thống trong quá trình xử lý công việc. 3. Danh mục hồ sơ điện tử do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị thuộc, trực thuộc, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP . 4. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết hồ sơ có trách nhiệm nhập, cập nhật đầy đủ thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi, văn bản đến trên hệ thống đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP . 5. Văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV . Điều 22. Quy trình tạo lập hồ sơ điện tử 1. Sau khi cơ quan, tổ chức xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ điện tử, người được giao nhiệm vụ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan, đơn vị cập nhật danh mục đã được phê duyệt vào hệ thống. 2. Đối với từng hồ sơ thuộc danh mục, từng cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc mở hồ sơ, thu thập, cập nhật thời gian bắt đầu hồ sơ, thông tin của văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ, đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ. Việc cập nhật các thông tin: Mã định danh cơ quan, cơ quan lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ, việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của hệ thống. 3. Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc, đóng hồ sơ. 4. Quy trình cụ thể trong việc tạo lập hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP . Điều 23. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan 1. Hồ sơ và thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan a) Hồ sơ, tài liệu điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định. b) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán. Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. 2. Thủ tục nộp lưu a) Lưu trữ cơ quan thông báo cho cá nhân thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử. b) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên hệ thống. c) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên hệ thống. Điều 24. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 2. Người đứng đầu bộ phận hành chính (bộ phận được giao thực hiện công tác văn thư lưu trữ) tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với đơn vị thuộc, trực thuộc. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan. 3. Người đứng đầu đơn vị thuộc, trực thuộc trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. 4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Thực hiện chuyển Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu cho lưu trữ cơ quan và thực hiện giao nộp hồ sơ điện tử được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan trên Hệ thống. 5. Trường hợp cá nhân, đơn vị thuộc, trực thuộc có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu. 6. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ; tiếp nhận hồ sơ và lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu điện tử; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút, đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống; 7. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, điều chỉnh đúng, đủ các thông tin, dữ liệu trước khi đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên phần mềm gồm: Mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, chế độ sử dụng, ngôn ngữ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, tổng số văn bản trong hồ sơ, số lượng trang, tình trạng vật lý, từ khóa, ký hiệu thông tin (nếu có). Điều 25. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử 1. Tài liệu lưu trữ điện tử giao nộp, thu thập vào Lưu trữ lịch sử phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử được hiện theo Điều 29 của Quy chế này. 2. Thời hạn thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ lịch sử. a) Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan thuộc danh mục cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử. b) Thời hạn nộp lưu tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. 3. Thủ tục giao nộp, thu thập Việc giao nộp, thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo đúng quy trình tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp. — Quyết định 07/2024/QĐ-UBND