Điều 31. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử 1. Nguyên tắc a) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn, xác thực trên các phương tiện lưu trữ, bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. b) Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. c) Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. 2. Yêu cầu a) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ được quy định của cơ quan có thẩm quyền. b) Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu. c) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập. Phương tiện lưu trữ tài liệu điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn. d) Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu. 3. Trách nhiệm kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử a) Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử. b) Việc kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử đối với các phần mềm khác cơ quan đang ứng dụng thực hiện theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Nội dung công việc kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu tài liệu lưu trữ, quy trình và các biên bản thực hiện tuân thủ theo Điều 9, Điều 10 và Điều 11 Thông tư số 02/2019/TT-BNV . c) Việc thực hiện sao lưu dữ liệu phải đảm bảo yêu cầu theo quy định tại khoản 2 Điều này. d) Trong trường hợp phần mềm phục vụ quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử có cơ chế sao lưu dữ liệu định kỳ tự động, độ trễ của dữ liệu sao lưu so với dữ liệu thực tế không quá 24 giờ. đ) Không được mang thiết bị, phương tiện lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền. Điều 32. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan 1. Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu a) Cá nhân trong cơ quan. b) Tổ chức, cá nhân bên ngoài cơ quan. 2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan do người đứng đầu cơ quan quyết định. 3. Cơ quan có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, biểu mẫu, chi phí... thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang thông tin điện tử của cơ quan. 4. Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử đối với cá nhân trong cùng cơ quan, tổ chức, cụ thể: a) Cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử gửi nội dung cần khai thác cho người có thẩm quyền phê duyệt cho phép khai thác để xin ý kiến về nội dung mượn. b) Người có thẩm quyền phê duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử gửi cho người làm lưu trữ cơ quan trên hệ thống. c) Căn cứ vào ý kiến phê duyệt của người có thẩm quyền, lưu trữ cơ quan tìm văn bản, hồ sơ, tài liệu trên phần mềm và gửi cho cá nhân khai thác, sử dụng. 5. Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử đối với tổ chức, cá nhân bên ngoài cơ quan, tổ chức: Tổ chức, cá nhân bên ngoài cơ quan có thể trực tiếp đến cơ quan hoặc gửi hồ sơ đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đọc tại “Phòng đọc trực tuyến”. Hồ sơ đề nghị bao gồm: Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu. Trường hợp khai thác vì mục đích công vụ, phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan nơi công tác. Trường hợp khai thác vì mục đích cá nhân, phải nộp phí (nếu thuộc danh mục thu phí). 6. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ cơ quan phải được phần mềm lưu vết, tự động tổng hợp và xuất thông tin theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 7. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên môi trường điện tử diện rộng. Điều 33. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử 1. Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu Tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử điện tử. 2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ a) Căn cứ vào yêu cầu, mục đích sử dụng, Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử. b) Đối với trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu liên quan đến cá nhân thì thực hiện theo quy định tại Điều 16, Điều 17 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP . 3. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, biểu mẫu, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang thông tin điện tử của cơ quan lưu trữ lịch sử. 4. Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử lịch sử a) Tổ chức, cá nhân có thể trực tiếp đến Trung tâm lưu trữ lịch sử hoặc gửi hồ sơ đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đọc tại “Phòng đọc trực tuyến” của Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Hồ sơ đề nghị bao gồm: “Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu”. Trường hợp khai thác vì mục đích công vụ, phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan nơi công tác. Trường hợp khai thác vì mục đích cá nhân, phải nộp phí (nếu thuộc danh mục thu phí). b) Người làm lưu trữ lịch sử trình người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên hệ thống. c) Người có thẩm quyền phê duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử gửi lại người làm lưu trữ lịch sử trên hệ thống. d) Căn cứ vào ý kiến phê duyệt của người có thẩm quyền, người làm lưu trữ lịch sử tìm văn bản, hồ sơ, tài liệu trên hệ thống và gửi cho cá nhân khai thác, sử dụng. đ) Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử phải được hệ thống lưu vết, tự động tổng hợp và xuất thông tin theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Điều 34. Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử 1. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm định kỳ kiểm tra và bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo đảm an toàn thông tin theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 02/2019/TT-BNV . 2. Cơ quan, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Điều 35. Các hành vi bị nghiêm cấm 1. Truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử. 2. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. — Quyết định 07/2024/QĐ-UBND