Điều 36. Thống kê tài liệu lưu trữ điện tử 1. Cơ quan có tài liệu lưu trữ điện tử định kỳ thực hiện chế độ báo cáo thống kê năm, bảo đảm đúng số liệu, biểu mẫu và thời gian theo quy định của cơ quan thẩm quyền. Nội dung báo cáo thực hiện theo quy định tại Thông tư số 0 2/2023/TT-BNV ngày 23 tháng 3 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ 2. Kỳ báo cáo thống kê theo năm, được tính bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm. 3. Cơ quan sử dụng tài khoản đã được cấp (tên và mật khẩu) để đăng nhập vào hệ thống báo cáo trực tuyến văn thư, lưu trữ và thực hiện báo cáo thống kê các nội dung về tài liệu lưu trữ điện tử theo biểu mẫu đã có trên hệ thống. 4. Báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện theo quy trình sau: a) Cơ quan chủ quản và Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm kiểm tra, thẩm định số liệu báo cáo về tài liệu lưu trữ điện tử của các đơn vị trực thuộc theo quy định và báo cáo Sở Nội vụ. b) Sở Nội vụ có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, đơn vị, địa phương, báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo quy định. Điều 37. Hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị 1. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và các quy định hiện hành của Nhà nước. Việc tiêu hủy thiết bị, phương tiện lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bảo đảm yêu cầu bảo mật thông tin theo cấp độ được quy định. 2. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị a) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan sau khi có ý kiến của Hội đồng thẩm tra xác định tài liệu và ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ. b) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp. 3. Thủ tục quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập “Hội đồng xác định giá trị tài liệu” trước khi tiêu hủy. Theo đề nghị của “Hội đồng xác định giá trị tài liệu”, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị cơ quan có thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy. b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy. 4. Hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. Cơ quan, tổ chức chỉ được phép hủy tài liệu đúng theo danh mục tài liệu hết giá trị đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Pháp luật nghiêm cấm việc hủy trái phép tài liệu lưu trữ. 5. Tài liệu lưu trữ điện tử tiêu hủy được chuyển sang trạng thái “đã hủy”. Cơ quan quyết định hủy tài liệu hết giá trị xem xét, quyết định việc xóa dữ liệu bản ghi và dữ liệu tệp tin đính kèm trên hệ thống vật lý trong trường hợp cần thiết, đảm bảo không ảnh hưởng đến các hệ thống thông tin khác dùng chung dữ liệu này (nếu có). 6. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được lưu trữ tại cơ quan, tổ chức có tài liệu hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu. — Quyết định 07/2024/QĐ-UBND