Điều 5. Đối với cấp xã, phường, Thị trấn :
1. Bộ phận tiếp dân nhận đơn khíêu nại, tranh chấp và tài liệu có liên quan phải làm giấy biên nhận (theo mẫu số 1)
2. UBND phải ra quyết định giao cho cán bộ địa chính thụ lý giải quyết đơn (theo mẫu số 2)
3. Cán bộ địa chính tiến hành:
a) Nghiên cứu hồ sơ khiếu nại, tranh chấp :
b) Thẩm tra, xác minh thu thập tài liệu, chứng cứ (lập biên bản theo mẫu số 03)
c) Đối chiếu các văn bản pháp luật để lập báo cáo kết quả xác minh và đề xuất hướng hoà giải (theo mẫu số 04)
4. UBND cùng với cán bộ địa chính, Ban Tư pháp, UBMTTQ và các đoàn thể để thông qua báo cáo xác minh, lấy ý kiến hoặc thẩm tra xác minh bổ sung (nếu có). Khi hoàn chỉnh hồ sơ, tổ chức hoà giải và mời các đương sự tham dự
5. Khi tổ chức hoà giải, cán bộ đạ chính phải lập biên bản ghi đầy đủ các ý kiến của các bên và hướng hoà giải của chủ toạ (theo mẫu số 03). Biên bản hoà giải được lập thành 04 bản : 02 bản cho các bên đương sự và 02 bản lưu vào hồ sơ
a) Trường hợp hoà giải thành : cán bộ địa chính tham mưu giúp UBND lập tờ trình gửi về UBND huyện, Thị đề nghị ra quyết định công nhận việc hoà giải thành.
b) Trường hợp hoà giải không thành : cán bộ địa chính tham mưu giúp UBND lập biên bản nêu rõ lý do hoà giải không thành và gửi toàn bộ hồ sơ về UBND huyện, Thị xem xét giải quyết.
6. Hồ sơ giải quyết khếu nại, trnah chấp dù hoà giải thành hay không thành đều bắt buộc phải lập thành hai bộ : 01 bộ lưu tại xã, 01 bộ gửi về UBND huyện, Thị (bản sao). Hồ sơ bao gồm những tài liệu chính sau đây :
a) Các đơn tranh chấp, khiếu nại của đương sự.
b) Các tài liệu liên quan đến quá trình giải quyết của các tổ chức, cá nhân trước đó.
c) Các biên bản làm việc với các bên liên quan (người khiếu nại, người bị khiếu nại, các cơ quan liên quan) kèm theo các tài liệu thu thập được qua thẩm tra xác minh.
d) Biên bản hoà giải của UBND xã, phường, Thị trấn.