Điều 11. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong cơ sở dữ liệu công chứng
1. Khi có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện các bước tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và điều kiện để công chứng theo quy định pháp luật.
Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội, tài sản và đối tượng giao dịch không có thông tin ngăn chặn thì công chứng viên hoặc nhân viên tổ chức hành nghề công chứng thụ lý và tạo lập hợp đồng, giao dịch trong cơ sở dữ liệu công chứng.
2. Khi tạo lập hợp đồng, văn bản, công chứng viên, chuyên viên, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng phải kiểm tra các thông tin có trong cơ sở dữ liệu công chứng về tài sản, người tham gia giao dịch, lịch sử giao dịch có liên quan. Trường hợp thông tin về tài sản, người tham gia giao dịch hoàn toàn giống với thông tin đã có trong quản lý hợp đồng công chứng thì kế thừa sử dụng thông tin, không tạo mới thông tin về tài sản, người yêu cầu công chứng.
3. Trường hợp phát hiện giao dịch đã hoặc đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham gia giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng, công chứng viên phải báo cáo Trưởng tổ chức hành nghề công chứng để tiến hành xác minh, làm rõ theo quy định.
Nếu phát hiện có dấu hiệu tội phạm hình sự hay vi phạm pháp luật khác thì công chứng viên báo cáo ngay với Trưởng tổ chức hành nghề công chứng. Thủ trưởng đơn vị chủ động có biện pháp thích hợp, phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền để xử lý vụ việc đúng quy định pháp luật.
4. Các tình huống phát sinh cụ thể khác trong việc cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong cơ sở dữ liệu công chứng, công chứng viên, chuyên viên, nhân viên báo cáo Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, Thủ trưởng đơn vị báo cáo Sở Tư pháp để được hướng dẫn, giải quyết.
5. Ngay sau khi thực hiện việc công chứng, vào số và thu phí công chứng, thì người thực hiện việc vào số và thu phí công chứng phải thực hiện các công việc tương ứng trong cơ sở dữ liệu công chứng.
6. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với văn bản, hợp đồng đã được công chứng cũng phải được cập nhật kịp thời và đầy đủ trong cơ sở dữ liệu công chứng.