Điều 12. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị trong quản lý đoàn vào:
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị được quy định tại điểm a, khoản 2, Điều 1 của Quy chế này có trách nhiệm trong việc quản lý đoàn vào như sau:
1. Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức tiếp và làm việc với đoàn vào theo đúng nội dung, thời gian và địa điểm được Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
2. Đảm bảo tính chính xác nội dung của hồ sơ đoàn vào khi trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
3. Chịu trách nhiệm hướng dẫn đoàn vào thực hiện nghiêm chỉnh các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam.
4. Tuân thủ thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước, đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, tôn trọng pháp luật, quan hệ ngoại giao bình đẳng gắn liền nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội địa phương.
5. Trong quá trình làm việc, nếu phát hiện các hoạt động vi phạm pháp luật Việt Nam hoặc có những việc phát sinh ngoài nội dung được phê duyệt thì phải kịp thời báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh, Công an tỉnh, Phòng Ngoại vụ và Kinh tế đối ngoại - Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và các cơ quan chức năng có liên quan.
6. Đối với đoàn vào liên quan đến chính trị, các vấn đề nhạy cảm, phức tạp như tôn giáo, dân tộc, nhân quyền và tiếp xúc với một số đối tác đặc biệt đề nghị các cơ quan, đơn vị cần thống nhất nội dung làm việc với Công an tỉnh, Ban Tôn giáo - Sở Nội vụ, Ban Dân tộc, Phòng Ngoại vụ và Kinh tế đối ngoại- Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và các cơ quan có liên quan trước khi trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt cho đoàn vào.
7. Phối hợp với Phòng Ngoại vụ và Kinh tế đối ngoại - Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh để đảm bảo việc thực hiện nghiệp vụ lễ tân theo đúng các nghi thức Nhà nước quy định.
8. Trong thời gian 10 ngày kể từ khi kết thúc chương trình làm việc, gửi báo cáo kết quả làm việc cho Uỷ ban nhân dân tỉnh và Phòng Ngoại vụ và Kinh tế đối ngoại - Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.
9. Báo cáo kết quả làm việc với đoàn vào theo định kỳ: Quý, 6 tháng, năm và đột xuất (nếu có) về Phòng Ngoại vụ và Kinh tế đối ngoại - Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh để tổng hợp báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh, Bộ, ngành Trung ương và các cơ quan có liên quan (theo mẫu 2 đính kèm).