Điều 18. Trách nhiệm của Văn phòng trong xử lý, giải quyết hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch
1. Văn phòng xử lý hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch khi nhận được hồ sơ, công việc của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân. Văn phòng tiếp nhận, xử lý, lập danh mục theo dõi quá trình xử lý các hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch và thực hiện lưu trữ theo quy định.
2. Hồ sơ, công việc do các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân gửi, trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch phải được Chánh Văn phòng hoặc người có thẩm quyền xử lý, chuyển giao cho cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân xử lý. Việc chuyển giao hồ sơ, công việc phải bảo đảm chính xác và bảo mật nội dung. Tất cả hồ sơ, công việc phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý, thực hiện trên môi trường điện tử, trừ trường hợp hồ sơ trình có nội dung thuộc bí mật nhà nước thì thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước.
3. Văn phòng chỉ trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch những hồ sơ, công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền xử lý, giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch theo quy định tại Điều 16 và có đủ hồ sơ theo quy định tại Khoản 3 Điều 17 Quy chế này.
4. Việc xử lý, lập danh mục hồ sơ, công việc được lưu trữ có hệ thống bằng cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, tiến tới chỉ lưu trữ điện tử, trừ văn bản mật được xử lý, lưu trữ theo quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước.