Điều 29. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng trong việc tổ chức cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã
1. Tổng hợp, lồng ghép việc tổ chức các cuộc họp hằng năm, hằng quý, hằng tháng và hằng tuần của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong kế hoạch thực hiện Chương trình công tác, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định.
2. Tham mưu cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc bố trí, sắp xếp các cuộc họp bảo đảm hợp lý, khoa học, hiệu quả.
3. Tham gia ý kiến về sự cần thiết và nội dung cuộc họp do người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phụ trách lĩnh vực tổ chức để chỉ đạo, điều phối giải quyết các vấn đề quan trọng mang tính liên ngành, vượt quá thẩm quyền của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
4. Thực hiện việc mời họp đến đúng thành phần cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan.
5. Đôn đốc, hướng dẫn cơ quan, tổ chức, đơn vị được phân công chuẩn bị đầy đủ, đúng yêu cầu các tài liệu, văn bản thuộc nội dung cuộc họp và gửi trước ngày họp theo quy định.
6. Tổ chức chuẩn bị địa điểm, cơ sở vật chất, các điều kiện phục vụ cuộc họp, bảo đảm an ninh, an toàn khi họp tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã; phối hợp với cơ quan, tổ chức, đơn vị liên quan trong trường hợp họp được tổ chức tại đơn vị hành chính cấp xã khác.
7. Tham gia ý kiến đối với các dự thảo văn bản, dự án, đề án, công việc thuộc nội dung cuộc họp; tóm tắt các vấn đề, xác định nội dung còn có ý kiến khác nhau và đề xuất hướng xử lý.
8. Tham dự hoặc cử cấp phó tham dự cuộc họp theo phân công.
9. Tổ chức ghi biên bản nội dung cuộc họp theo chỉ đạo của người chủ trì.
10. Thông báo bằng văn bản ý kiến kết luận, chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp (nếu có).
11. Kiểm tra, đôn đốc cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp
12. Làm đầu mối cung cấp, đăng tải thông tin về cuộc họp trên Trang thông tin điện tử của cấp xã và cung cấp thông tin cho cơ quan báo chí theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
13. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng, giảm số lượng cuộc họp trong năm, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, quyết định.