Điều 23. Công tác chuẩn bị phiên họp Ủy ban nhân dân cấp xã
1. Văn phòng có trách nhiệm tham mưu, đề xuất Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định nội dung, thời gian, chương trình và thành phần dự họp.
2. Cơ quan, tổ chức, đơn vị chủ trì soạn thảo đề án, văn bản có trách nhiệm gửi hồ sơ để Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phụ trách lĩnh vực xem xét, quyết định việc đưa ra phiên họp Ủy ban nhân dân cấp xã.
3. Văn phòng có nhiệm vụ:
a) Kiểm tra, tổng hợp các hồ sơ, đề án, văn bản trình phiên họp;
b) Chuẩn bị chương trình phiên họp, dự kiến thành phần phiên họp trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định; chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp. Chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định nội dung, chương trình, hồ sơ đề án, văn bản, thời gian và thành phần dự họp, đồng thời thông báo cho các Ủy viên Ủy ban nhân dân. Trường hợp hồ sơ, đề án, văn bản chưa đạt yêu cầu, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định hoãn đưa ra phiên họp để chỉ đạo hoàn thiện;
c) Đôn đốc người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã chủ trì gửi hồ sơ trình và các tài liệu liên quan;
d) Gửi chương trình, thời gian họp và tài liệu cho các thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã chậm nhất 02 ngày làm việc trước ngày bắt đầu phiên họp, trừ trường hợp họp đột xuất, cấp bách. Tài liệu phải được gửi qua môi trường điện tử, trừ trường hợp hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước. Trường hợp thay đổi ngày, giờ họp, Văn phòng thông báo ngay cho thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã và các đại biểu được mời.