Điều 22. Phiên họp Ủy ban nhân dân cấp xã
1. Ủy ban nhân dân cấp xã họp thường kỳ mỗi tháng một lần; họp giao ban theo quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; trường hợp cần thiết có thể tổ chức phiên họp đột xuất hoặc chuyên đề. Việc họp được thực hiện trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp và trực tuyến với cơ quan cấp trên, thôn, tổ dân phố và cơ quan có liên quan.
2. Việc lấy ý kiến thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã bằng hình thức điện tử có thể được thực hiện thay cho phiên họp trong các trường hợp sau đây:
a) Nội dung công việc cấp bách cần phải giải quyết ngay;
b) Nội dung công việc không cần thiết phải tổ chức thảo luận tập thể;
c) Hồ sơ, tài liệu đã được gửi đầy đủ đến các thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã và không có ý kiến khác nhau về nội dung hồ sơ, tài liệu;
d) Hệ thống kỹ thuật đáp ứng điều kiện bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin và lưu trữ dữ liệu theo quy định của pháp luật.
3. Việc tổ chức họp trực tuyến hoặc kết hợp giữa hình thức trực tiếp và trực tuyến được thực hiện theo trình tự, thủ tục sau đây:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định hình thức, thành phần, nội dung, thời gian, địa điểm (nếu có) và hệ thống kỹ thuật sử dụng để tổ chức họp trực tuyến;
b) Văn phòng có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu, gửi giấy mời và tài liệu họp đến các thành viên và đại biểu tham dự; bảo đảm đường truyền, thiết bị, hệ thống âm thanh, hình ảnh, bảo mật dữ liệu trong suốt thời gian họp;
c) Các thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng nhập, kiểm tra kết nối, tham dự đầy đủ, phát biểu ý kiến, biểu quyết theo quyền hạn; trường hợp vắng mặt phải báo cáo và được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chấp thuận;
d) Trong quá trình họp, người chủ trì có quyền điều hành, kết luận, lấy ý kiến biểu quyết; thư ký cuộc họp chịu trách nhiệm lập biên bản, xác nhận kết quả biểu quyết và lưu trữ cùng với dữ liệu phiên họp;
đ) Việc lưu trữ biên bản, dữ liệu hình ảnh, âm thanh và các tài liệu phát sinh trong phiên họp trực tuyến được thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin và giá trị chứng cứ điện tử.